Els papers de la comunitat: què guardar, quant temps i com

L'arxiu d'una comunitat no és burocràcia: és la seva memòria legal i econòmica. I cap en poc espai si se sap què guardar.

Per sempre

• Llibre o llibres d'actes i totes les actes.
• Títol constitutiu, divisió horitzontal i estatuts (la "constitució" de l'edifici).
• Acords amb transcendència permanent (tancaments autoritzats, canvis de repartiment, normes internes vigents).
• Projectes i certificats d'obres majors (la ITE, la rehabilitació, l'ascensor nou).

Sis anys (obligació mercantil i fiscal general)

• Factures i justificants de despeses i ingressos.
• Extractes bancaris i liquidacions anuals.
• Nòmines i seguretat social si hi va haver empleats (allà, millor 10).

Mentre visquin + un marge

• Contractes (neteja, ascensor, assegurança): el vigent i l'anterior.
• Pòlisses i parts de sinistres (fins a la prescripció d'accions).
• Garanties d'obres i aparells.

El com importa més que el quant

L'arxiu que funciona és l'accessible: si per consultar l'acta del 2021 cal trucar a l'expresident i que busqui al seu traster, no tens arxiu — tens arqueologia. Digitalitzar l'essencial (un escaneig llegible val per a gairebé tot el dia a dia) i tenir-ho compartit amb la junta converteix cada consulta de "missió" a "dos clics". El paper original del que és important, a més, guardat i localitzat.