Changer de syndic (ou ne plus en avoir) : comment bien le faire

Changer de syndic — ou passer à l'autogestion — est une décision ordinaire de la copropriété. Le difficile n'est pas de la prendre : c'est la passation.

Ce qu'il faut approuver

La nomination et la révocation relèvent de l'assemblée. Cela se porte à l'ordre du jour, se vote et se consigne clairement au procès-verbal : révocation du précédent, avec date d'effet, et nomination du nouveau (ou reprise des fonctions par le président ou un copropriétaire, si vous passez à l'autogestion).

Vérifiez d'abord ce que dit le contrat : durée, préavis et sort des dossiers en cours. Respecter le préavis évite le seul conflit réellement évitable de tout le processus.

Ce qu'il faut exiger à la passation

C'est ce qui compte vraiment, et là où le plus de copropriétés se retrouvent boiteuses :

• Le registre des procès-verbaux, à jour et en règle.
• La comptabilité complète : relevés, justificatifs, quittances, situation de chaque copropriétaire.
• Soldes et titularité des comptes de la copropriété, avec le changement de signatures engagé.
• Les contrats en cours : ascenseur, nettoyage, assurance, entretiens, fournisseurs d'énergie.
• La documentation technique : assurance, diagnostics le cas échéant, certificats, garanties de travaux.
• Les coordonnées des copropriétaires et des prestataires.
• Les impayés et l'état de toute réclamation en cours.

Demandez-le par écrit et avec un délai. Une passation verbale « de ce qu'il y a » est à l'origine de la moitié des problèmes de l'année suivante.

Si vous passez à l'autogestion

C'est parfaitement légal et souvent raisonnable pour une petite copropriété. Il faut seulement être honnête sur ce que cela implique : tenir les comptes, convoquer les assemblées dans les formes, rédiger des procès-verbaux valables, gérer les prestataires et répondre aux copropriétaires. Ce n'est pas difficile, mais c'est constant.

Ce qui fait la différence n'est pas la compétence, c'est le système : que tout soit consigné ailleurs que dans la tête d'une personne, pour que la passation suivante ne reparte pas de zéro.

Une dernière remarque

Faites le changement avec l'exercice comptable aussi clos que possible. Changer de syndic en cours d'exercice, avec des factures à moitié traitées et des appels émis par le précédent, complique beaucoup la première année.