Les papiers de la copropriété : quoi garder, combien de temps et comment

L'archive d'une copropriété n'est pas de la bureaucratie : c'est sa mémoire juridique et financière. Et elle tient dans peu de place quand on sait quoi garder.

Pour toujours

• Le ou les registres de procès-verbaux et tous les procès-verbaux.
• Titre constitutif, état descriptif de division et règlement (la « constitution » de l'immeuble).
• Les décisions à portée permanente (fermetures autorisées, changements de répartition, règlement intérieur en vigueur).
• Les projets et certificats des gros travaux (inspection technique, réhabilitation, ascenseur neuf).

Six ans (obligation comptable et fiscale générale)

• Factures et justificatifs de dépenses et de recettes.
• Relevés bancaires et arrêtés annuels.
• Bulletins de paie et cotisations s'il y a eu des salariés (là, plutôt dix ans).

Tant qu'ils vivent, plus une marge

• Contrats (ménage, ascenseur, assurance) : celui en cours et le précédent.
• Polices et déclarations de sinistres (jusqu'à la prescription des actions).
• Garanties de travaux et d'équipements.

Le comment compte plus que le combien de temps

L'archive qui fonctionne, c'est celle qui est accessible : si consulter le procès-verbal de 2021 suppose d'appeler l'ancien président pour qu'il fouille dans sa cave, vous n'avez pas d'archive — vous avez de l'archéologie. Numériser l'essentiel (un scan lisible suffit pour presque tout le quotidien) et le partager avec le conseil transforme chaque recherche d'une « mission » en deux clics. Le papier d'origine des documents importants, en plus, conservé et localisé.