La passation de présidence : transmettre la fonction sans laisser un trou

En septembre, de nombreuses copropriétés changent de président. Et dans beaucoup trop, la passation se résume à un carton de papiers et à un "voilà ce qu'il y a".

D'abord : la fonction est obligatoire, mais pas éternelle

Le président est choisi parmi les copropriétaires et, sauf disposition contraire des statuts, exerce un an. L'accepter est obligatoire quand cela vous revient — avec la possibilité de demander au juge d'en être relevé pour motif légitime —, mais ce n'est pas une charge à vie.

Ce qu'il faut transmettre

Une passation correcte transmet au minimum :

• Le registre des procès-verbaux, à jour, et les PV des derniers exercices.
• L'état des comptes : soldes, qui est à jour et qui ne l'est pas, situation de chaque copropriétaire.
• L'accès aux comptes bancaires, avec le changement de signatures déjà engagé.
• Les contrats en cours et leurs dates de reconduction et de préavis : ascenseur, nettoyage, assurance, entretiens.
• La documentation technique : assurance, diagnostics, certificats, garanties des travaux réalisés.
• Les dossiers ouverts : travaux en cours, réclamations, impayés, dossiers avec la mairie.
• Les contacts : prestataires habituels et coordonnées des copropriétaires.

Ce qu'on oublie le plus et qui coûte le plus cher

Les dates de préavis des contrats. Un contrat qui se reconduit tout seul parce que personne ne savait qu'il fallait prévenir deux mois avant est le cadeau de bienvenue le plus fréquent pour un nouveau président.

Et les dossiers à moitié traités : une réclamation engagée et non poursuivie se perd d'elle-même.

Si c'est vous qui arrivez

Demandez tout cela par écrit et daté. Ce n'est pas de la méfiance : c'est la normale. Et consacrez la première semaine à lire les deux derniers PV et le budget en cours. Cela seul vous met devant la plupart des présidents à leur premier mois.

Ce qui rend la passation suivante facile

Que l'information ne vive pas dans la tête de quelqu'un. Si tout l'essentiel est consigné dans un endroit accessible à la copropriété, la passation cesse d'être un traumatisme pour devenir l'affaire d'un après-midi.

C'est au fond le seul objectif : que présider ne dépende pas de la mémoire de celui qui présidait avant.