La vostra prima assemblea da presidente: il copione per uscirne vivi (e applauditi)

La prima assemblea mette soggezione. Con un copione, è persino piacevole.

Prima (l'80% del successo)

• Ordine del giorno corto e concreto: quattro-cinque punti al massimo. "Varie ed eventuali" alla fine e con l'orologio.
• I numeri preparati e visivi: tre cifre chiave, non un mattone.
• Convocazione nei termini, con seconda convocazione e modulo di delega.
• Annunciate la durata: "45 minuti". E crederci.

Durante

1. Iniziate puntuali (premia i puntuali, non i ritardatari).
2. Un punto, un tempo, una decisione. Se un dibattito gira due volte sullo stesso tema: "propongo di votare quello che c'è o di riportarlo meglio preparato la prossima volta".
3. Le votazioni, chiare: cosa si vota esattamente, chi a favore, chi contro, millesimi contati. Ad alta voce e a verbale.
4. I temi personali ("il rumore del terzo piano") si dirottano: "ne parliamo a parte, non è materia d'assemblea".

La chiusura

Riassumete in un minuto le delibere prese e chi fa cosa. Quell'elenco è la bozza del verbale — e la sensazione che l'assemblea sia servita.

Dopo

Verbale entro la settimana (non fra tre mesi), inviato a tutti. La reputazione di un presidente si costruisce lì: assemblee brevi, delibere chiare, carte in ordine. Alla seconda assemblea, la gente viene.