Gestorneerde incasso's: het protocol dat voorkomt dat het achterstand wordt

Een gestorneerde incasso is geen wanbetaler: het is een signaal. Het verschil tussen die twee is wat u de komende vijftien dagen doet.

De eerste week

• Ga de reden na: onvoldoende saldo, gewijzigd rekeningnummer of een bewuste storno.
• Een direct en vriendelijk bericht aan de eigenaar: "de bijdrage van maart kwam bij ons terug, kun je even kijken?". 80% is daarmee opgelost.

De kosten van de storno

De bank rekent kosten per gestorneerde incasso. Het is legitiem (en gezond) dat een besluit bepaalt dat die kosten voor rekening komen van wie storneerde — noem het vriendelijk in de herinnering.

Opnieuw incasseren en vastleggen

Markeer de bijdrage als openstaand (schrijf hem niet af in de boekhouding) en incasseer opnieuw of laat overmaken. Het belangrijkste: de werkelijke status van elke bijdrage moet altijd zichtbaar zijn.

Wanneer het van categorie verandert

Twee opeenvolgende storno's zonder reactie, of herhaalde smoezen: over naar het achterstandsprotocol (formele herinnering → besluit van de vergadering → aangetekende brief → incassoprocedure). Hoe eerder er orde komt, hoe minder het groeit.