Van beheerder wisselen (of er geen meer hebben): hoe u het goed doet

Van beheerder wisselen — of overgaan op zelfbeheer — is een gewone beslissing van de VvE. Het lastige is niet het besluit: het is de overdracht.

Wat moet worden vastgesteld

Benoeming en ontslag horen bij de vergadering. Het komt op de agenda, wordt gestemd en duidelijk in de notulen vastgelegd: ontslag van de vorige, met ingangsdatum, en benoeming van de nieuwe (of overname van de taken door de voorzitter of een bewoner, als u zelf gaat beheren).

Controleer eerst wat het contract zegt: looptijd, opzegtermijn en wat er met lopend werk gebeurt. De opzegtermijn respecteren voorkomt het enige werkelijk vermijdbare conflict in het hele proces.

Wat u bij de overdracht moet eisen

Dit is wat er echt toe doet, en waar de meeste VvE's mank gaan lopen:

• Het notulenboek, in orde en bijgewerkt.
• De volledige boekhouding: afschriften, bewijsstukken, kwitanties, de positie van elke eigenaar.
• Saldi en tenaamstelling van de VvE-rekeningen, met de wijziging van tekenbevoegdheid in gang.
• Lopende contracten: lift, schoonmaak, verzekering, onderhoud, nutsvoorzieningen.
• Technische documentatie: verzekering, keuringen waar van toepassing, certificaten, garanties op werk.
• Contactgegevens van eigenaars en leveranciers.
• Openstaande vorderingen en de stand van lopende procedures.

Vraag het schriftelijk en met een termijn. Een mondelinge overdracht van "wat er is" is de bron van de helft van de problemen van het volgende jaar.

Als u zelf gaat beheren

Dat is volstrekt legaal en voor een kleine VvE vaak verstandig. U moet alleen eerlijk zijn over wat het inhoudt: boekhouden, vergaderingen correct uitschrijven, geldige notulen opstellen, leveranciers aansturen en bewoners antwoorden. Niet moeilijk, wel constant.

Wat het verschil maakt is niet het kunnen, maar het systeem: dat alles ergens vastligt dat niet iemands hoofd is, zodat de volgende overdracht niet weer bij nul begint.

Een laatste opmerking

Doe de wissel met het boekjaar zo veel mogelijk afgesloten. Halverwege wisselen, met half verwerkte facturen en door de vorige opgelegde bijdragen, maakt het eerste jaar een stuk zwaarder.