De VvE en persoonsgegevens: wat de AVG echt van u vraagt

Ja: een VvE verwerkt persoonsgegevens en de AVG is van toepassing. Nee: u heeft geen dure consultant nodig. U heeft geïnformeerd gezond verstand nodig.

Wat de VvE mag (grondslag ruimschoots aanwezig)

De gegevens van eigenaren verwerken die nodig zijn voor het beheer (namen, contactgegevens, breukdelen, bijdragen en schulden): dat is uitvoering van de juridische verhouding binnen de VvE. Voor het essentiële is geen toestemming nodig.

De hete hangijzers

• De wanbetaler op het prikbord: schulden op het fysieke bord publiceren ALLEEN als wettelijk laatste redmiddel voor kennisgeving (na een mislukte persoonlijke kennisgeving), met het absolute minimum. Als schandpaal nooit: boete gegarandeerd.
• Notulen: ze mogen (en moeten) besluiten over achterstanden met naam vastleggen — ze gaan naar de eigenaren, ze worden niet in het portiek gehangen in het zicht van bezorgers.
• Camera's: bordje, 30 dagen bewaren, beperkte toegang (dat behandelen we uitgebreid in een andere gids).
• De WhatsApp-groep: ieders telefoonnummer, zichtbaar voor iedereen, zonder dat iemand erom vroeg. Gebruik voor officiële berichten kanalen waar het gegeven niet met derden wordt gedeeld; de groep blijft vrijwillig.

Het formele minimum

Een eenvoudig verwerkingsregister (een sjabloon van één pagina: welke gegevens, waarvoor, wie erbij kan, hoe lang ze worden bewaard), en een informatieclausule voor de eigenaren (in het welkomstpakket geregeld). Verwerkt een derde gegevens in uw opdracht (beheerder, beheerplatform), dan een verwerkersovereenkomst — serieuze tools leveren die standaard mee.

De vermijdbare boete

Bijna alle boetes aan VvE's gaan over hetzelfde: onnodige openbaarmaking (lijsten, verkeerd gerichte camera's, gegevens rondsturen tijdens conflicten). De gouden regel: gegevens zijn er om te beheren, nooit om druk uit te oefenen.