Augustus in de VvE: wat niet stil mag vallen, ook als er niemand is

In augustus loopt het halve gebouw leeg, soms inclusief de voorzitter. De verplichtingen van de VvE gaan echter niet op vakantie.

Wat niet stil mag vallen

• Het onderhoud van het zwembad en de wateranalyses, als het open is. Dit is het strengst gereguleerde onderdeel en het onderdeel dat improvisatie het slechtst verdraagt.
• De lift: het onderhoudscontract en vooral het alarmnummer voor opgesloten personen. Controleer of het nummer in de cabine klopt en of er iemand opneemt.
• Schoonmaak en afvalinzameling van de gemeenschappelijke ruimten, al is het met lagere frequentie.
• Verzekeringen en automatische incasso's: een in augustus gestorneerde betaling wordt in september rechtgezet, met toeslag.

Wat geregeld moet zijn voordat u vertrekt

1. Wie de voorzitter feitelijk vervangt: een bereikbare buur die weet wat te doen bij een ernstige storing.
2. Noodnummers toegankelijk: loodgieter, elektricien, liftbedrijf, verzekeraar. In de hal, niet op de telefoon van één persoon.
3. De schademelding, bekend. Als op 12 augustus een standleiding barst, moet iemand weten wie hij belt en welk polisnummer hij doorgeeft.
4. De geplande betalingen van de maand gedekt.

Augustus benutten voor wat wél kan

Een goed moment voor alles wat niemand stoort: contracten en opzegtermijnen nalopen, offertes vragen voor de werkzaamheden in het najaar, de administratie bijwerken, de agenda voor de vergadering van september opstellen.

Een half uur in augustus scheelt een lange vergadering in oktober.

En een waarschuwing over oproepingen

Moet u voor september een vergadering uitschrijven? Houd er rekening mee dat in augustus niemand de post leest of langs het mededelingenbord loopt. Roep tijdig op en via de kanalen die u aantoonbaar heeft afgesproken: een in augustus slecht betekende oproeping is de eenvoudigste manier om een belangrijk besluit aanvechtbaar te maken.