De notulen: wat erin moet staan om geldig te zijn

Notulen zijn geen samenvatting van de vergadering: ze zijn het bewijs van wat is besloten. Een correct genomen maar slecht vastgelegd besluit kan uiteindelijk onuitvoerbaar blijken.

Wat niet mag ontbreken

• Datum, tijd en plaats, en of het de eerste of tweede oproeping is.
• Wie aanwezig is, in persoon en bij volmacht, en de breukdelen die zij samen vertegenwoordigen. Zonder dat is geen enkele meerderheid te controleren.
• De agenda precies zoals opgeroepen.
• De besluiten, met de exacte tekst van wat is aangenomen en de uitslag van de stemming: voor, tegen en onthoudingen, in eigenaars en in breukdelen.
• Handtekening van de voorzitter en de secretaris.

De meest voorkomende fout

Schrijven "het herstel van de hal wordt goedgekeurd" en verder niets. Over een jaar weet niemand met welke offerte, welk bedrijf of voor hoeveel geld, en met dat besluit valt niets uit te voeren.

Een besluit moet op zichzelf leesbaar zijn, zonder dat u in de zaal was.

De stemmen tellen zwaarder dan het lijkt

Veel besluiten vereisen gekwalificeerde meerderheden, en sommige werken anders uit voor wie tegen stemde. Als de notulen niet vastleggen wie wat stemde, is de meerderheid niet aantoonbaar en het besluit niet correct toe te passen. Het noteren kost op dat moment een minuut en is achteraf onherstelbaar.

Termijnen en kennisgeving

De notulen moeten binnen de wettelijke termijn worden afgerond en aan de eigenaars gezonden, en besluiten kennen hun eigen aanvechtingstermijn. Te laat versturen is niet alleen slechte praktijk: het kan de uitvoering bemoeilijken.

De afwezige eigenaars

Zij hebben recht om de besluiten te kennen en, in bepaalde gevallen, om binnen de termijn hun bezwaar kenbaar te maken. Daarom is het zo belangrijk dat de kennisgeving aantoonbaar is en niet alleen verricht.

En het notulenboek

In orde en bijgewerkt. Het is de geschiedenis van de VvE en het eerste waar een koper naar vraagt. Het kwijtraken is het geheugen van de VvE kwijtraken.