Hoe u een VvE bestuurt zonder professionele beheerder

Duizenden kleine VvE's in Spanje draaien zonder professionele beheerder — en draaien goed. De wet staat het toe, de besparing is aanzienlijk en met een minimum aan orde is het dagelijkse werk eenvoudiger dan het lijkt.

Mag het, geen beheerder hebben?

Ja. De Spaanse wet op de gedeelde eigendom staat toe dat de taken van de beheerder worden uitgevoerd door de voorzitter zelf of door een door de vergadering aangewezen eigenaar. Het volstaat dat te besluiten en in de notulen vast te leggen.

Wat werkelijk gedekt moet worden

Zonder verpakking bestaat het besturen van een kleine VvE uit vijf taken:

• De bijdragen innen en bijhouden wie heeft betaald.
• Uitgaven betalen en archiveren (schoonmaak, elektriciteit, lift, verzekering).
• De vergadering uitschrijven, minstens eens per jaar, notuleren en bewaren.
• Storingen afhandelen: de lekkage, de deurtelefoon, de kapotte lamp.
• Communiceren: zorgen dat iedereen weet wat er speelt.

Geen enkele vereist een professional. Ze vereisen orde.

De klassieke fout: WhatsApp + Excel + een doos papieren

Zo beginnen bijna alle — en zo branden bijna alle voorzitters op. De informatie raakt verspreid over de WhatsApp-groep (waar alles verdwijnt), een spreadsheet die alleen de maker begrijpt, en papieren die niemand terugvindt. Het probleem is niet de werklast: het is dat het ingewikkelder lijkt dan het is.

Het alternatief: één plek voor alles

Wanneer bijdragen, uitgaven, notulen, mededelingen en storingen in hetzelfde systeem leven, kost het voorzitterschap van een VvE met 15 woningen een paar uur per maand. De voorzitter plaatst de mededeling één keer, stuurt de nota's met één klik, vinkt af wie betaalt, en toont op de vergadering de cijfers op het scherm in plaats van kopieën uit te delen.

Hoeveel bespaart u?

Een beheerder kost voor een kleine VvE tussen de 100 en 250 € per maand. Zelfbeheer met een goed hulpmiddel kost tussen 0 en 24 €. Het verschil betaalt binnen een paar jaar de gevelheffing.