Het notulenboek: wat het is, waar het wordt gewaarmerkt en wat er gebeurt als het er niet is

Ja, het bestaat en het is nog steeds verplicht: een notulenboek, gewaarmerkt door het kadaster.

Wat het is

Een boek (gebonden of met losse bladen) dat het register vóór gebruik verzegelt, waarin de notulen van alle vergaderingen worden overgeschreven. Het is het officiële bewijs van de besluiten tegenover derden en in rechte.

Hoe het wordt gewaarmerkt

U koopt het boek (gespecialiseerde kantoorboekhandel of het register zelf), legt het met een verzoek voor bij het kadaster waaronder het gebouw valt, en het komt gewaarmerkt terug. Lage kosten, een kwestie van dagen.

Hoe u het goed bijhoudt

• De notulen worden opgesteld en ondertekend (voorzitter plus secretaris) en in het boek overgeschreven.
• Geen blanco tussenpagina's en geen ongeparafeerde doorhalingen.
• Is een boek vol, dan wordt het volgende gewaarmerkt op vertoon van het vorige.

En als er nooit een was, of het is zoek?

U laat een nieuw waarmerken: in het verzoek staat dat het het eerste is, of het verlies van het vorige (met aangifte indien nodig). Beter laat dan midden in een procedure.

Verenigbaar met digitaal

Het boek is de vorm; de dagelijkse praktijk (notulen opstellen, delen, raadplegen en archiveren binnen ieders bereik) kan en moet digitaal leven. Het ene levert bewijs; het andere levert rust.