Ik ben voorzitter geworden: de eerste 5 stappen

Gefeliciteerd (bij wijze van spreken). Het is jouw beurt. Adem in: een kleine, goed georganiseerde VvE besturen kost een paar uur per maand. De sleutel zit in het woord "georganiseerd".

1. Verzamel de belangrijkste stukken

Vraag de vertrekkende voorzitter om: de notulen van je benoeming, het fiscale nummer, toegang tot de bankrekening, de verzekeringspolis, de lopende contracten (schoonmaak, lift) en de laatste notulen. Ontbreekt er iets, leg dat vast.

2. Wijzig de tekenbevoegdheid bij de bank

Met de notulen van je benoeming werk je de gemachtigden van de rekening bij. Eén bezoek — en tot dat geregeld is, heb je geen zeggenschap over het geld.

3. Maak een momentopname

Saldo op de rekening, nog te innen bijdragen, wanbetalers als die er zijn, en bekende storingen. Niet om je voorganger te beoordelen: om te weten waar je begint.

4. Stel jezelf voor en regel de communicatie

Een kort bericht aan iedereen: wie je bent, hoe je bereikbaar bent en hoe zaken voortaan worden gecommuniceerd. Eén duidelijk kanaal vanaf dag één voorkomt "mij heeft niemand iets verteld".

5. Zet de data van het jaar in de agenda

Jaarvergadering, liftkeuring, verlenging van de verzekering, bouwkundige keuring als die aan de beurt is. De functie wordt licht zodra niets je nog verrast.

En een geheim: de voorzitters die opbranden zijn niet die van VvE's met problemen — het zijn die van VvE's zonder systeem.