Er komt niemand naar de vergadering: quorum, tweede oproeping en hoe u de opkomst verhoogt

U roept zorgvuldig op, u bereidt de cijfers voor… en er komen er drie. Rustig maar: de wet heeft het geregeld, en aan de opkomst valt te werken.

Het wettelijke quorum

• Eerste oproeping: een meerderheid van eigenaren die tevens een meerderheid van de breukdelen vertegenwoordigt.
• Tweede oproeping (meestal een half uur later): geldig met wie er is, zonder minimumquorum.

Daarom bevat elke verstandige oproeping de tweede al ("19.00 uur in eerste en 19.30 uur in tweede oproeping").

Maar let op de meerderheden

Een vergadering met z'n drieën kan beraadslagen, maar besluiten met drie vijfde of unanimiteit hebben hun meerderheden nog steeds nodig van het totaal (met de regeling voor aangeschreven afwezigen bij die van drie vijfde). Een lege vergadering beperkt wat er werkelijk te besluiten valt.

De opkomst verhogen (wat werkt)

• Een agenda met inhoud: "extra heffing gevel vaststellen: drie offertes om te vergelijken" vult beter dan "rondvraag".
• Een realistisch tijdstip (19.30–20.30 uur doordeweeks wint van zaterdagochtend).
• Een aangekondigde en nagekomen duur: "vergadering van 45 minuten" — mensen vluchten niet voor vergaderingen, ze vluchten voor eindeloze vergaderingen.
• Videobellen als optie voor niet-bewoners.
• Eenvoudige volmacht: een formulier bij de oproeping.

Het onderliggende signaal

Chronisch bedroevende opkomst betekent meestal "tussen twee vergaderingen hoor ik helemaal niets". Een VvE die het hele jaar geïnformeerd is, doet mee wanneer het ertoe doet.