De wisseling van voorzitter: overdragen zonder een gat achter te laten

In september wisselen veel VvE's van voorzitter. En in te veel gevallen bestaat de overdracht uit een doos papieren en een "dit is wat er is".

Eerst dit: het is verplicht, maar niet eeuwig

De voorzitter wordt gekozen uit de eigenaars en vervult, tenzij de statuten anders bepalen, één jaar. Aanvaarden is verplicht als het aan u toekomt — met de mogelijkheid de rechter om ontheffing te vragen bij gegronde reden — maar het is geen levenslange functie.

Wat overgedragen moet worden

Een goede overdracht omvat minimaal:

• Het notulenboek, bijgewerkt, en de notulen van de laatste boekjaren.
• De rekeningstand: saldi, wie bij is en wie niet, de positie van elke eigenaar.
• Toegang tot de bankrekeningen, met de wijziging van tekenbevoegdheid al in gang.
• Lopende contracten met hun verlengings- en opzegtermijnen: lift, schoonmaak, verzekering, onderhoud.
• Technische documentatie: verzekering, keuringen, certificaten, garanties op uitgevoerd werk.
• Lopende zaken: werkzaamheden in uitvoering, vorderingen, wanbetalers, dossiers bij de gemeente.
• Contacten: vaste leveranciers en gegevens van de eigenaars.

Wat het vaakst vergeten wordt en het duurst uitpakt

De opzegtermijnen van contracten. Een contract dat zichzelf verlengt omdat niemand wist dat er twee maanden vooraf opgezegd moest worden, is het meest voorkomende welkomstcadeau voor een nieuwe voorzitter.

En halfafgeronde zaken: een gestarte en niet doorgezette vordering gaat vanzelf verloren.

Als u degene bent die begint

Vraag al het bovenstaande schriftelijk en gedateerd. Dat is geen wantrouwen: dat is normaal. En besteed de eerste week aan het lezen van de laatste twee notulen en de lopende begroting. Daarmee weet u al meer dan de meeste voorzitters in hun eerste maand.

Wat de volgende overdracht makkelijk maakt

Dat informatie niet in iemands hoofd zit. Als alles wat belangrijk is vastligt op een plek waar de VvE bij kan, houdt de overdracht op een trauma te zijn en wordt het een middag papierwerk.

Dat is uiteindelijk het enige doel: dat voorzitterschap niet afhangt van het geheugen van de vorige voorzitter.