Vicevoorzitter, secretaris, beheerder: welke functie doet wat

In kleine VvE's doet doorgaans één persoon alles. Weten wat elke functie inhoudt, helpt bij het verdelen wanneer dat kan.

Voorzitter (verplicht)

Vertegenwoordigt de VvE juridisch, intern en extern (tekent, contracteert, procedeert als de vergadering daartoe machtigt). Het is de enige onmisbare functie.

Vicevoorzitter (optioneel)

Vervangt de voorzitter bij afwezigheid of vacature. In de praktijk zeer aan te raden: het is het "plan B" dat gaten voorkomt als de voorzitter verkoopt, ziek wordt of aftreedt.

Secretaris (verplicht… maar combineerbaar)

Stelt de notulen op, bewaart de documentatie, verklaart schulden. Standaard neemt de voorzitter dit op zich als er niemand anders wordt benoemd — de norm in kleine VvE's.

Beheerder (optioneel)

Regelt de financiën en het gewone onderhoud. Dat kan een externe professional zijn of elke eigenaar — bij zelfbeheer neemt de voorzitter ook deze functie erbij.

De slimme verdeling

Zijn er twee mensen bereid: voorzitter plus een feitelijke secretaris-penningmeester is het perfecte duo — de één vertegenwoordigt en beslist, de ander houdt de cijfers en de papieren bij, en beiden houden elkaar in de gaten. Alles wordt vastgesteld op dezelfde gewone vergadering waarop de functies worden vernieuwd, met gewone meerderheid.