Ik kan niet naar de vergadering: hoe je je stem correct machtigt

De helft van alle quorumproblemen zou verdwijnen met goed opgestelde volmachten.

Hoe je machtigt

Schriftelijk en ondertekend door de eigenaar, met vermelding van de specifieke vergadering (datum) en van de gemachtigde. Een simpel vel papier volstaat, of een duidelijke e-mail vanaf het bekende adres van de eigenaar, of het formulier bij de oproeping (goede gewoonte: altijd meesturen).

Aan wie

Aan wie dan ook: een andere bewoner, de partner, een familielid. Het hoeft geen eigenaar te zijn.

Met of zonder instructies

• Met instructies ("stem VOOR de extra bijdrage"): de gemachtigde moet ze volgen.
• Blanco: de gemachtigde stemt naar eigen inzicht. Volkomen legaal, maar je wilt weten aan wie je het geeft.

De fouten die een volmacht ongeldig maken

• Mondelinge machtigingen ("hij zei dat hij voor zou stemmen"): waardeloos.
• Algemene volmachten zonder vergaderdatum, jaar na jaar hergebruikt: aanvechtbaar.
• De wanbetaler: mag machtigen, maar zijn stemrecht blijft geschorst — een volmacht wist de schuld niet uit.

Voor de secretaris

Voeg de volmachten bij de notulen (of bewaar ze ermee) en noteer in de presentielijst wie vertegenwoordigd was en door wie. Het is het eerste dat wordt nagekeken als iemand een besluit aanvecht.