O fecho de contas anual: como apresentá-lo para que seja aprovado à primeira

A aprovação das contas é o momento da verdade do administrador. Com o formato certo, dura dez minutos.

Os três números que abrem a apresentação

1. O que entrou (quotas emitidas e cobradas — e quanto fica pendente).
2. O que saiu (total, comparado com o orçamento).
3. O que resta na conta (e se o fundo de reserva está coberto).

Se esses três batem certo e se percebem, o resto é pormenor.

A discriminação que evita perguntas

Despesas por categoria (limpeza, luz, elevador, seguro, manutenção, imprevistos), cada uma comparada com o ano anterior. Os desvios grandes, explicados antes que os perguntem: "a luz subiu 18% pelo tarifário, não pelo consumo".

Os documentos à mão

Não é preciso distribuir quarenta fotocópias: basta poder mostrar qualquer fatura se alguém a pedir. Um arquivo organizado transmite mais confiança do que um calhamaço impresso.

E depois

A deliberação de aprovação, em ata, com o resultado da votação. As contas aprovadas em assembleia são muito difíceis de impugnar depois — precisamente por isso convém que o processo seja impecável.