Como preparar uma assembleia para que não dure três horas

Quase ninguém sai contente de uma assembleia de três horas. E quase sempre essas três horas não vêm dos temas: vêm da preparação.

1. A ordem de trabalhos é o guião, não o índice

Uma ordem de trabalhos que diz "Diversos" está a convidar a assembleia a durar o que lhe apetecer. Concretizem cada ponto: o que se decide, não de que se fala. "Aprovação do orçamento 2027" é um ponto; "Falar do tema da limpeza" não é.

E lembrem-se de que fora da ordem de trabalhos não se pode aprovar nada de relevante. Se um tema importante não estiver lá, não se vota — por isso mais vale incluí-lo.

2. A documentação segue antes

Orçamentos, orçamentos de obra, contas. Se as pessoas os virem pela primeira vez na sala, a assembleia transforma-se numa leitura coletiva. Enviá-los com a convocatória transforma uma hora de explicações em dez minutos de perguntas.

3. Os orçamentos, comparados

Se há que escolher entre três propostas, levem-nas numa tabela com o que se compara: preço, prazo, garantia, o que inclui. Sem isso, a assembleia discute impressões.

4. Alguém lavra a ata desde o primeiro minuto

Não no dia seguinte de memória. As deliberações escrevem-se à medida que se tomam, com o texto exato do aprovado e o resultado da votação.

5. Ordena-se por importância, não por costume

O que decide dinheiro primeiro, quando as pessoas estão frescas e ainda ninguém saiu. Os avisos e as queixas menores no fim.

6. Marca-se hora de fim

Dizê-lo ao começar: "acabamos às nove". Funciona surpreendentemente bem. E o que não couber convoca-se à parte, em vez de ser mal resolvido às onze da noite.

Uma última nota sobre as procurações

Recolham as procurações de voto antes de começar, por escrito e verificando quem delega em quem. Resolver isso a meio de uma votação é a forma mais rápida de uma deliberação acabar impugnada.