Das Beschlussbuch: was es ist, wo es beglaubigt wird und was passiert, wenn es keins gibt

Ja, es existiert und ist weiterhin Pflicht: ein Beschlussbuch, vom Grundbuchamt beglaubigt.

Was es ist

Ein Buch (gebunden oder mit losen Blättern), das das Register vor der Benutzung siegelt und in das die Protokolle aller Versammlungen übertragen werden. Es ist der offizielle Nachweis der Beschlüsse gegenüber Dritten und vor Gericht.

Wie es beglaubigt wird

Man kauft das Buch (Fachpapierhandel oder das Register selbst), legt es beim für das Gebäude zuständigen Grundbuchamt mit einem Antrag vor, und es kommt beglaubigt zurück. Geringe Kosten, ein Vorgang von Tagen.

Wie man es richtig führt

• Das Protokoll wird erstellt und unterschrieben (Beirat plus Schriftführer) und ins Buch übertragen.
• Keine leeren Zwischenseiten und keine nicht abgezeichneten Streichungen.
• Ist ein Buch voll, wird das nächste unter Vorlage des vorherigen beglaubigt.

Und wenn es nie eins gab oder es verloren ging?

Man lässt ein neues beglaubigen: im Antrag wird vermerkt, dass es das erste ist, oder der Verlust des vorherigen (bei Bedarf mit Anzeige). Besser spät als mitten im Prozess.

Mit dem Digitalen vereinbar

Das Buch ist die Form; der Alltag (Protokolle schreiben, teilen, nachschlagen und für alle zugänglich ablegen) kann und soll digital stattfinden. Das eine schafft Beweis; das andere schafft Ruhe.