Der Wechsel im Vorsitz: das Amt übergeben, ohne ein Loch zu hinterlassen

Im September wechseln viele Gemeinschaften den Vorsitz. Und in zu vielen besteht die Übergabe aus einem Karton voller Papiere und einem "das ist alles, was da ist".

Zuerst: Das Amt ist verpflichtend, aber nicht ewig

Der Vorsitz wird unter den Eigentümern bestimmt und dauert, sofern die Satzung nichts anderes sagt, ein Jahr. Man muss annehmen, wenn man an der Reihe ist — mit der Möglichkeit, aus wichtigem Grund gerichtlich entbunden zu werden —, aber es ist kein Amt auf Lebenszeit.

Was übergeben werden muss

Eine ordentliche Übergabe umfasst mindestens:

• Das Beschlussbuch, aktuell, und die Protokolle der letzten Jahre.
• Den Kontenstand: Salden, wer im Rückstand ist und wer nicht, Lage jedes Eigentümers.
• Zugang zu den Bankkonten, mit bereits eingeleitetem Wechsel der Zeichnungsberechtigung.
• Laufende Verträge samt Verlängerungs- und Kündigungsfristen: Aufzug, Reinigung, Versicherung, Wartung.
• Technische Unterlagen: Versicherung, Gebäudeprüfung, Bescheinigungen, Gewährleistungen für ausgeführte Arbeiten.
• Offene Vorgänge: laufende Bauarbeiten, Forderungen, Säumige, Verfahren mit der Gemeinde.
• Kontakte: übliche Dienstleister und Daten der Eigentümer.

Was am häufigsten vergessen wird und am teuersten ist

Die Kündigungsfristen der Verträge. Ein Vertrag, der sich verlängert, weil niemand wusste, dass zwei Monate vorher zu kündigen war, ist das häufigste Willkommensgeschenk für einen neuen Vorsitz.

Und halb erledigte Vorgänge: eine begonnene und nicht weiterverfolgte Forderung verfällt von selbst.

Wenn Sie übernehmen

Verlangen Sie all das schriftlich und mit Datum. Das ist kein Misstrauen, das ist normal. Und nutzen Sie die erste Woche, um die letzten beiden Protokolle und den laufenden Haushalt zu lesen. Damit wissen Sie mehr als die meisten Vorsitzenden in ihrem ersten Monat.

Was den nächsten Wechsel einfach macht

Dass Informationen nicht im Kopf einer Person leben. Wenn alles Wichtige an einem für die Gemeinschaft zugänglichen Ort erfasst ist, wird die Übergabe vom Trauma zur Formalität eines Nachmittags.

Das ist im Grunde das einzige Ziel: dass der Vorsitz nicht vom Gedächtnis des Vorgängers abhängt.