Le carte del condominio: cosa conservare, per quanto e come

L'archivio di un condominio non è burocrazia: è la sua memoria giuridica ed economica. E sta in poco spazio, se si sa cosa conservare.

Per sempre

• Il registro (o i registri) dei verbali e tutti i verbali.
• Atto costitutivo, divisione in proprietà orizzontale e regolamento (la "costituzione" dell'edificio).
• Le delibere con effetti permanenti (chiusure autorizzate, modifiche di riparto, regolamento interno vigente).
• Progetti e certificati dei lavori importanti (ispezione tecnica, riqualificazione, ascensore nuovo).

Sei anni (obbligo civilistico e fiscale generale)

• Fatture e giustificativi di spese ed entrate.
• Estratti conto e consuntivi annuali.
• Buste paga e contributi se ci sono stati dipendenti (lì, meglio dieci).

Finché sono in vigore, più un margine

• Contratti (pulizie, ascensore, assicurazione): quello vigente e il precedente.
• Polizze e denunce di sinistro (fino alla prescrizione delle azioni).
• Garanzie di lavori e apparecchiature.

Il come conta più del per quanto

L'archivio che funziona è quello accessibile: se per consultare il verbale del 2021 bisogna chiamare l'ex amministratore perché frughi in cantina, non avete un archivio — avete archeologia. Digitalizzare l'essenziale (una scansione leggibile basta per quasi tutta la quotidianità) e condividerlo con il consiglio trasforma ogni ricerca da "missione" a due clic. La carta originale di ciò che conta, inoltre, conservata e rintracciabile.