Il passaggio di consegne: cedere l'incarico senza lasciare un buco

A settembre molti condomini cambiano amministrazione interna. E in troppi, il passaggio di consegne consiste in una scatola di carte e un "questo è quello che c'è".

Prima cosa: l'incarico è obbligatorio, ma non eterno

Chi guida viene scelto tra i proprietari e, salvo diversa previsione del regolamento, dura un anno. Accettare è obbligatorio quando tocca a te — con la possibilità di chiedere al giudice di esserne sollevato per giusta causa — ma non è un incarico a vita.

Cosa va consegnato

Un passaggio fatto bene consegna, come minimo:

• Il registro dei verbali, aggiornato, e i verbali degli ultimi esercizi.
• Lo stato dei conti: saldi, chi è in regola e chi no, la posizione di ogni proprietario.
• L'accesso ai conti bancari, con il cambio firme già avviato.
• I contratti in essere con le date di rinnovo e di disdetta: ascensore, pulizie, assicurazione, manutenzioni.
• La documentazione tecnica: polizza, verifiche, certificati, garanzie dei lavori eseguiti.
• Le pratiche aperte: lavori in corso, reclami, morosi, pratiche con il comune.
• I contatti: fornitori abituali e dati dei proprietari.

Ciò che si dimentica di più e costa di più

Le date di disdetta dei contratti. Un contratto che si rinnova da solo perché nessuno sapeva che bisognava avvisare due mesi prima è il regalo di benvenuto più comune per chi subentra.

E le pratiche a metà: un recupero avviato e non proseguito si perde da solo.

Se sei tu a subentrare

Chiedi tutto quanto sopra per iscritto e con data. Non è diffidenza: è la norma. E dedica la prima settimana a leggere gli ultimi due verbali e il bilancio in corso. Solo con questo ne sai più della maggior parte di chi subentra nel primo mese.

Cosa rende facile il passaggio successivo

Che le informazioni non vivano nella testa di nessuno. Se tutto ciò che conta è registrato in un posto a cui il condominio ha accesso, il passaggio smette di essere un trauma e diventa una pratica di un pomeriggio.

È in fondo l'unico obiettivo: che guidare il condominio non dipenda dalla memoria di chi lo guidava prima.