Cambiar de administrador (o dejar de tener): cómo se hace bien

Cambiar de administrador de fincas —o pasar a autogestionarse— es una decisión ordinaria de la comunidad. Lo complicado no es decidirlo: es la entrega.

Qué hay que aprobar

El nombramiento y cese de los cargos corresponde a la junta. Se lleva como punto del orden del día, se vota y queda en acta con claridad: cese del anterior, con fecha de efectos, y nombramiento del nuevo (o asunción de funciones por parte del presidente o de un vecino, si vais a autogestionar).

Comprobad antes qué dice el contrato: duración, preaviso y qué pasa con el trabajo pendiente. Cumplir el preaviso evita el único conflicto realmente evitable de todo el proceso.

Qué hay que exigir en la entrega

Esto es lo que de verdad importa, y donde más comunidades se quedan cojas:

• Libro de actas diligenciado y al día.
• Contabilidad completa: extractos, justificantes, recibos, situación de cada propietario.
• Saldos y titularidad de las cuentas de la comunidad, con el cambio de firmas gestionado.
• Contratos vigentes: ascensor, limpieza, seguro, mantenimientos, suministros.
• Documentación técnica: seguro, ITE si procede, certificados, garantías de obras.
• Datos de contacto de los propietarios y de los proveedores.
• Deudas pendientes y estado de cualquier reclamación en curso.

Pedidlo por escrito y con plazo. Una entrega verbal "de lo que haya" es el origen de la mitad de los problemas del año siguiente.

Si vais a autogestionaros

Es perfectamente legal y para una comunidad pequeña suele ser razonable. Solo hay que ser honestos sobre lo que implica: llevar cuentas, convocar juntas en forma, redactar actas válidas, gestionar proveedores y responder a los vecinos. No es difícil, pero es constante.

Lo que marca la diferencia no es la capacidad, es el sistema: que todo quede registrado en algún sitio que no sea la cabeza de una persona, para que el siguiente relevo no vuelva a empezar de cero.

Un apunte final

Haced el cambio con el ejercicio contable lo más cerrado posible. Cambiar de administrador a mitad de un ejercicio, con facturas a medias y cuotas emitidas por el anterior, complica mucho el primer año.