Niemand doet mee in de VvE: hoe je dat verandert

Er is een klacht die vrijwel elke voorzitter deelt: mensen doen niet mee, komen niet naar de vergadering en geven daarna hun mening in de lift. Het is een echt probleem, en het is op te lossen.

Waarom ze niet meedoen

Bijna nooit uit desinteresse. Meestal is het een mix van drie dingen: de vergadering valt op een onmogelijk tijdstip, niemand weet waar het over gaat tot hij binnenkomt, en er heerst het gevoel dat de besluiten al vaststaan.

Veranderen die drie punten niet, dan werkt geen enkele oproep tot deelname.

Drie dingen die wél werken

1. Vooraf vragen, niet tijdens. Stuur de agenda twee weken van tevoren, met één concrete regel: "heb je iets voor te stellen bij dit punt, laat het me weten vóór de Xe". Voorstellen vooraf verzamelen maakt van een vergadering van twee uur er een van veertig minuten, omdat mensen gelezen binnenkomen.

2. Een vast kanaal voor de kleine dingen. Een fysieke bus in het portiek werkt nog steeds, en nog beter met een digitale route ernaast. Het format is niet wat telt: wat telt is dat elke melding een antwoord krijgt. Een kanaal waar je in schrijft en niemand reageert, sterft binnen twee weken en laat een slechtere indruk achter dan geen kanaal.

3. Vertellen wat er gebeurt. Een kwartaalbericht van vier regels — wat is gerepareerd, wat is uitgegeven, wat komt eraan — verandert het beeld van de functie meer dan wat ook. Het meeste wantrouwen komt niet voort uit wat er misgaat, maar uit wat niet wordt verteld.

De valkuil

Dat "meedoen" gaat betekenen "komen ruziën". Zijn de laatste drie vergaderingen slecht geëindigd, dan wil niemand een vierde. Beginnen bij het kleine en oplosbare — het portiek, de schoonmaak, een tijdstip — herbouwt de gewoonte om samen te beslissen vóór je bij de dure onderwerpen komt.

En een realistische verwachting

Niet iedereen gaat meedoen, en dat hoeft ook niet. Gaan van vier naar acht betrokken mensen verandert het gebouw: taken worden verdeeld, opvolgers dienen zich aan, en de functie valt niet meer telkens dezelfde toe.