Uw eerste vergadering als voorzitter: een draaiboek om er levend (en toegejuicht) uit te komen

De eerste vergadering imponeert. Met een draaiboek is die zelfs plezierig.

Vooraf (80% van het succes)

• Een korte, concrete agenda: maximaal vier of vijf punten. "Rondvraag" aan het eind en met de klok erbij.
• De cijfers voorbereid en visueel: drie kerngetallen, geen lap tekst.
• Tijdige oproeping, met tweede oproeping en volmachtformulier.
• Kondig de duur aan: "45 minuten". En meen het.

Tijdens

1. Begin op tijd (dat beloont de punctuelen, niet de laatkomers).
2. Eén punt, één tijdvak, één besluit. Draait een discussie voor de tweede keer rond hetzelfde: "ik stel voor te stemmen over wat er ligt, of het beter voorbereid mee te nemen naar de volgende keer".
3. Stemmingen helder: waarover precies wordt gestemd, wie voor, wie tegen, breukdelen geteld. Hardop en in de notulen.
4. Persoonlijke kwesties ("het lawaai van de derde") worden doorverwezen: "dat bespreken we apart, dat is geen vergaderpunt".

De afsluiting

Vat in één minuut de genomen besluiten samen en wie wat doet. Die lijst is het concept van de notulen — en het gevoel dat de vergadering ergens toe diende.

Daarna

Notulen binnen de week (niet over drie maanden), naar iedereen gestuurd. De reputatie van een voorzitter wordt daar gebouwd: korte vergaderingen, heldere besluiten, papieren bij. Bij de tweede vergadering komen de mensen wél.