Caso prático: a passagem de testemunho que correu mal (e como evitá-la)

Caso de manual que se repete todos os anos em milhares de condomínios: administrador durante nove anos, gestão "na cabeça e na gaveta dele", vende a fração e muda-se em março. O novo herda… nada.

O buraco

• Conta bancária com a assinatura do anterior (dois meses até se poder movimentar).
• Nem uma ata dos últimos quatro anos (assembleias "informais").
• Contratos de limpeza e elevador ilocalizáveis (renovação tácita a preços antigos… ou assim se julgava).
• Quem devia quotas? "O anterior sabia."

Os seis meses de reconstrução

1. Assembleia de nomeação formal e ata → o banco.
2. Carta aos fornecedores conhecidos a pedir cópia dos contratos em vigor (aparece uma fidelização do elevador renovada três meses antes da venda: mais dois anos a preço alto).
3. Reconstrução das quotas a partir de doze meses de movimentos bancários: surgem 1.900 € de dívidas que ninguém reclamava.
4. Livro de atas novo legalizado; seguro localizado (subsegurado, corrige-se).

O que teria mudado a história

Que a informação fosse do condomínio e não do administrador: contas, atas, contratos, quotas e historial num lugar comum, acessível ao conselho, transferível numa passagem de dez minutos. O conhecimento do cargo não pode viver na memória de uma pessoa que legitimamente um dia se vai.

A regra da boa passagem

Se se mudasse amanhã, o seu condomínio conseguiria continuar a funcionar na segunda-feira? Se a resposta for não, o problema não é o sucessor: é o sistema (a ausência dele).