La documentación del edificio: qué papeles guardar y por qué

En casi todas las comunidades pequeñas pasa lo mismo: los papeles importantes existen, pero nadie sabe dónde están. Hay una caja en el trastero, una carpeta en casa del presidente de hace tres años y un pendrive que se quedó en la gestoría. El día que hace falta un documento concreto, empieza la búsqueda.

Qué debería tener localizado una comunidad

El punto de partida es el libro del edificio. Es la carpeta que reúne cómo se construyó el inmueble y cómo hay que conservarlo: memoria de obra, planos, materiales, instalaciones e instrucciones de mantenimiento. En edificios nuevos lo entrega la promotora. En los antiguos muchas veces no existe como tal, y lo que hay es lo que se ha ido juntando con los años.

Alrededor de eso, una comunidad debería tener a mano:

• La escritura de división horizontal, los estatutos si los hay y las normas de régimen interior. Son los documentos que dicen qué es de cada uno, qué coeficiente le corresponde y qué se puede hacer y qué no.
• Las actas de las juntas y el libro de actas. Son la memoria de lo que se acordó y cuándo.
• La póliza del seguro del edificio, con sus coberturas y sus recibos, y el historial de partes dados.
• Los contratos de mantenimiento: ascensor, calefacción, extintores, puerta del garaje, limpieza, jardinería. Con sus condiciones, su duración y el teléfono al que hay que llamar.
• Las facturas de obras y reformas, con los presupuestos que se pidieron y, sobre todo, los documentos de garantía.
• Certificados e inspecciones: revisiones de las instalaciones, boletines, informes técnicos sobre el estado del edificio, certificado de eficiencia energética.
• Los planos, sobre todo los de instalaciones. Saber por dónde pasa una tubería ahorra mucho dinero cuando hay una fuga.
• Los datos de contacto de proveedores y técnicos, incluidos los del que hizo la última reparación.

Por qué se pierde tan a menudo

Por dos relevos y una costumbre.

El primer relevo es el del presidente. El cargo rota, y con él viaja la carpeta física de un piso a otro. En cada mudanza se queda algo por el camino, y el vecino que entra hereda lo que le dan, no lo que había.

El segundo es el del administrador. Cuando se cambia de despacho, la comunidad recupera lo que el anterior tenía archivado, que casi nunca es todo. Y en las comunidades que se autogestionan, ni siquiera hay un despacho al que reclamar.

La costumbre es guardarlo solo en papel y solo en un sitio. Una carpeta en casa de alguien es un único punto de fallo: una humedad, una mudanza o simplemente no encontrar a esa persona en agosto y la comunidad se queda sin nada.

Qué pasa cuando no aparece

• Se repiten trabajos ya hechos, porque nadie recuerda que esa bajante se cambió hace cuatro años.
• Se pierden garantías. Una obra puede estar cubierta y acabar pagándose otra vez porque no aparece la factura ni el documento del instalador.
• No se puede reclamar. Sin contrato ni parte previo, la conversación con el seguro o con la empresa de mantenimiento se queda en la palabra de cada uno.
• Se paga de más, porque no se sabe qué se está pagando ni desde cuándo, y hay servicios que siguen renovándose solos.

Cómo ordenarla y ponerla al día

• Reunir lo que hay. Pedirlo al presidente anterior, al administrador saliente y a los vecinos más antiguos.
• Escanearlo todo. Una foto legible con el móvil vale; lo importante es que exista una copia digital y que no viva en un solo teléfono.
• Ordenarlo por bloques sencillos: propiedad y normas, actas, seguros, mantenimientos, obras y garantías, certificados, planos, contactos, economía.
• Nombrar los archivos de forma clara, empezando por el año y siguiendo con qué es. Así todo se ordena solo y se encuentra a la primera.
• Anotar lo que falta y pedirlo. Si no aparece la póliza, la reclama la aseguradora en un correo; si no aparece un certificado, lo tiene el técnico que lo firmó.
• Actualizarlo en caliente. Cada obra terminada, cada contrato firmado y cada acta aprobada se guardan en el momento, no cuando haya tiempo.
• Repasarlo una vez al año, por ejemplo antes de la junta ordinaria.

Al final, la documentación de un edificio solo sirve si aparece cuando hace falta. Por eso conviene que no dependa de una carpeta ni de una persona: que esté en un sitio al que puedan entrar todos los vecinos, que siga ahí cuando cambie el presidente y que el siguiente no tenga que empezar de cero. Es justo lo que intentamos que sea fácil en Dommiva, aunque lo importante es que la comunidad lo tenga ordenado, sea donde sea.