Los papeles de la comunidad: qué guardar, cuánto tiempo y cómo

El archivo de una comunidad no es burocracia: es su memoria legal y económica. Y cabe en poco espacio si se sabe qué guardar.

Para siempre

• Libro(s) de actas y las actas todas.
• Título constitutivo, división horizontal y estatutos (la "constitución" del edificio).
• Acuerdos con trascendencia permanente (cerramientos autorizados, cambios de reparto, normas internas vigentes).
• Proyectos y certificados de obras mayores (la ITE, la rehabilitación, el ascensor nuevo).

Seis años (obligación mercantil/fiscal general)

• Facturas y justificantes de gastos e ingresos.
• Extractos bancarios y liquidaciones anuales.
• Nóminas y seguros sociales si hubo empleados (ahí, mejor 10).

Mientras vivan + un margen

• Contratos (limpieza, ascensor, seguro): el vigente y el anterior.
• Pólizas y partes de siniestros (hasta prescripción de acciones).
• Garantías de obras y aparatos.

El cómo importa más que el cuánto

El archivo que funciona es el accesible: si para consultar el acta de 2021 hay que llamar al expresidente y que busque en su trastero, no tienes archivo — tienes arqueología. Digitalizar lo esencial (un escaneo legible vale para casi todo el día a día) y tenerlo compartido con la junta convierte cada consulta de "misión" a "dos clics". El papel original de lo importante, además, guardado y localizado.