El tancament de comptes anual: com presentar-lo perquè s'aprovi a la primera

L'aprovació de comptes és el moment de la veritat del president. Amb el format correcte, dura deu minuts.

Les tres xifres que obren la presentació

1. El que hem ingressat (quotes emeses i cobrades — i quant queda pendent).
2. El que hem gastat (total, comparat amb el pressupost).
3. El que queda al compte (i si el fons de reserva està cobert).

Si aquestes tres quadren i s'entenen, la resta és detall.

El desglossament que evita preguntes

Despeses per categoria (neteja, llum, ascensor, assegurança, manteniment, imprevistos), cadascuna comparada amb l'any anterior. Les desviacions grans, explicades abans que les preguntin: "la llum va pujar un 18% per la tarifa, no pel consum".

Els documents a mà

No cal repartir 40 fotocòpies: n'hi ha prou de poder ensenyar qualsevol factura si algú la demana. Un arxiu ordenat transmet més confiança que un totxo imprès.

I després

L'acord d'aprovació, en acta, amb el resultat de la votació. Els comptes aprovats en junta són molt difícils d'impugnar després — per això convé que el procés sigui impecable.