Den Verwalter wechseln (oder keinen mehr haben): wie man es richtig macht

Den Hausverwalter zu wechseln — oder zur Selbstverwaltung überzugehen — ist eine gewöhnliche Entscheidung der Gemeinschaft. Schwierig ist nicht der Beschluss, sondern die Übergabe.

Was zu beschließen ist

Bestellung und Abberufung obliegen der Versammlung. Es kommt als Punkt auf die Tagesordnung, wird abgestimmt und klar protokolliert: Abberufung des bisherigen Verwalters mit Wirkungsdatum und Bestellung des neuen (oder Übernahme der Aufgaben durch den Vorsitz oder einen Eigentümer, wenn Sie selbst verwalten).

Prüfen Sie vorher, was der Vertrag sagt: Laufzeit, Kündigungsfrist und was mit laufenden Vorgängen geschieht. Die Frist einzuhalten vermeidet den einzigen wirklich vermeidbaren Konflikt des ganzen Vorgangs.

Was bei der Übergabe zu fordern ist

Das ist der eigentlich wichtige Teil und der, an dem die meisten Gemeinschaften scheitern:

• Das Beschlussbuch, ordnungsgemäß geführt und aktuell.
• Vollständige Buchhaltung: Auszüge, Belege, Quittungen, Stand jedes Eigentümers.
• Salden und Kontoinhaberschaft der Gemeinschaftskonten, mit eingeleitetem Wechsel der Zeichnungsberechtigung.
• Laufende Verträge: Aufzug, Reinigung, Versicherung, Wartung, Versorger.
• Technische Unterlagen: Versicherung, Gebäudeprüfung soweit einschlägig, Bescheinigungen, Gewährleistungen.
• Kontaktdaten der Eigentümer und der Dienstleister.
• Offene Forderungen und Stand laufender Verfahren.

Fordern Sie das schriftlich und mit Frist. Eine mündliche Übergabe von "dem, was da ist" ist die Quelle der Hälfte der Probleme des Folgejahres.

Wenn Sie selbst verwalten wollen

Das ist völlig legal und für eine kleine Gemeinschaft oft sinnvoll. Man muss nur ehrlich sagen, was dazugehört: Buchführung, formgerechte Einladungen, gültige Protokolle, Umgang mit Dienstleistern und Antworten an die Nachbarn. Nicht schwierig, aber dauerhaft.

Den Unterschied macht nicht die Fähigkeit, sondern das System: dass alles an einem Ort erfasst ist, der nicht der Kopf einer Person ist — damit der nächste Wechsel nicht wieder bei null beginnt.

Ein letzter Hinweis

Vollziehen Sie den Wechsel mit möglichst abgeschlossenem Rechnungsjahr. Mitten im Jahr zu wechseln, mit halb bearbeiteten Rechnungen und vom Vorgänger gestellten Beiträgen, macht das erste Jahr erheblich schwerer.