Die Gemeinschaft und personenbezogene Daten: was die DSGVO wirklich von Ihnen verlangt

Ja: eine Eigentümergemeinschaft verarbeitet personenbezogene Daten, und die DSGVO gilt für sie. Nein: Sie brauchen keinen teuren Berater. Sie brauchen informierten Menschenverstand.

Was die Gemeinschaft darf (Rechtsgrundlage reichlich vorhanden)

Die für die Verwaltung nötigen Eigentümerdaten verarbeiten (Namen, Kontakt, Anteile, Beiträge und Rückstände): das ist Erfüllung des gemeinschaftlichen Rechtsverhältnisses. Für das Wesentliche ist keine Einwilligung nötig.

Die heiklen Punkte

• Der Säumige am Schwarzen Brett: Rückstände am Aushang NUR als gesetzlich vorgesehenes letztes Mittel der Zustellung veröffentlichen (nach gescheitertem persönlichem Zustellversuch), mit dem absolut Nötigsten. Als Pranger niemals: Bußgeld garantiert.
• Protokolle: sie dürfen (und sollen) Beschlüsse zu Rückständen namentlich festhalten — sie gehen an die Eigentümer, sie hängen nicht im Eingang für Paketboten sichtbar aus.
• Kameras: Hinweisschild, 30 Tage Speicherung, beschränkter Zugriff (das behandeln wir ausführlich in einem eigenen Leitfaden).
• Die WhatsApp-Gruppe: die Telefonnummern aller, für alle sichtbar, ohne dass jemand danach gefragt hätte. Für offizielle Mitteilungen Kanäle nutzen, in denen die Daten nicht an Dritte gelangen; die Gruppe bleibt freiwillig.

Das formale Minimum

Ein einfaches Verarbeitungsverzeichnis (eine einseitige Vorlage: welche Daten, wofür, wer greift zu, wie lange aufbewahrt) und ein Informationshinweis an die Eigentümer (im Willkommenspaket erledigt). Verarbeitet ein Dritter Daten im Auftrag (Verwalter, Verwaltungsplattform), braucht es einen Auftragsverarbeitungsvertrag — seriöse Werkzeuge liefern ihn serienmäßig mit.

Das vermeidbare Bußgeld

Fast alle Sanktionen gegen Gemeinschaften betreffen dasselbe: unnötige öffentliche Bloßstellung (Listen, falsch ausgerichtete Kameras, Weitergabe von Daten in Streitfällen). Die goldene Regel: Daten dienen der Verwaltung, nie dem Druckaufbau.