Das Protokoll: was darin stehen muss, damit es gilt

Das Protokoll ist keine Zusammenfassung der Versammlung: es ist der Nachweis des Beschlossenen. Ein sauber gefasster, aber schlecht protokollierter Beschluss kann am Ende nicht durchsetzbar sein.

Was nicht fehlen darf

• Datum, Uhrzeit und Ort sowie ob erste oder zweite Einberufung.
• Wer teilnimmt, anwesend und vertreten, samt der Anteile, die sie zusammen halten. Ohne das lässt sich keine Mehrheit prüfen.
• Die Tagesordnung genau so, wie eingeladen wurde.
• Die Beschlüsse, mit dem genauen Wortlaut des Beschlossenen und dem Abstimmungsergebnis: dafür, dagegen und Enthaltungen, nach Köpfen und nach Anteilen.
• Unterschrift des Vorsitzes und des Schriftführers.

Der häufigste Fehler

"Die Instandsetzung des Eingangs wird beschlossen" zu schreiben und sonst nichts. In einem Jahr weiß niemand mehr, mit welchem Angebot, welcher Firma und zu welchem Betrag — und der Beschluss taugt zur Umsetzung nicht.

Ein Beschluss muss für sich lesbar sein, ohne dass man im Raum gewesen sein muss.

Die Stimmen zählen mehr, als man denkt

Viele Beschlüsse verlangen qualifizierte Mehrheiten, und manche wirken auf Gegenstimmen anders. Hält das Protokoll nicht fest, wer wie gestimmt hat, lässt sich die Mehrheit nicht belegen und der Beschluss nicht korrekt anwenden. Es zu notieren kostet im Moment eine Minute und ist danach nicht nachholbar.

Fristen und Zustellung

Das Protokoll ist innerhalb der gesetzlichen Frist zu schließen und den Eigentümern zu übersenden; Beschlüsse haben eigene Anfechtungsfristen. Zu spät zu versenden ist nicht nur schlechte Praxis: es kann die Umsetzung erschweren.

Die Eigentümer, die nicht da waren

Sie haben Anspruch darauf, die Beschlüsse zu erfahren, und in bestimmten Fällen darauf, fristgerecht zu widersprechen. Deshalb ist so wichtig, dass die Zustellung nachgewiesen und nicht nur erfolgt ist.

Und das Beschlussbuch

Ordnungsgemäß geführt und aktuell. Es ist die Geschichte der Gemeinschaft und das Erste, wonach jeder Käufer fragt. Es zu verlieren heißt, das Gedächtnis der Gemeinschaft zu verlieren.