Die Unterlagen des Hauses: was aufbewahren und warum

In fast allen kleinen Eigentümergemeinschaften ist es dasselbe: Die wichtigen Unterlagen gibt es, aber niemand weiß, wo sie liegen. Ein Karton im Abstellraum, ein Ordner beim Vorsitzenden von vor drei Jahren und ein USB-Stick, der im Verwalterbüro geblieben ist. An dem Tag, an dem ein bestimmtes Dokument gebraucht wird, beginnt die Suche.

Was eine Gemeinschaft griffbereit haben sollte

Ausgangspunkt ist das Gebäudebuch, in Spanien das libro del edificio. Es ist die Mappe, in der steht, wie das Haus gebaut wurde und wie es zu erhalten ist: Baubeschreibung, Pläne, Materialien, Anlagen und Wartungshinweise. Bei Neubauten übergibt es der Bauträger. Bei Altbauten existiert es oft gar nicht als solches, und vorhanden ist nur, was sich über die Jahre angesammelt hat.

Darum herum sollte eine Gemeinschaft Folgendes zur Hand haben:

• Die Teilungserklärung, die Gemeinschaftsordnung, falls vorhanden, und die Hausordnung. Das sind die Dokumente, die festhalten, was wem gehört, welcher Anteil auf jede Wohnung entfällt und was erlaubt ist und was nicht.
• Die Protokolle der Versammlungen und das Protokollbuch. Sie sind das Gedächtnis dafür, was wann beschlossen wurde.
• Die Gebäudeversicherung mit Deckungsumfang und Beitragsbelegen sowie die Übersicht der gemeldeten Schäden.
• Die Wartungsverträge: Aufzug, Heizung, Feuerlöscher, Garagentor, Reinigung, Gartenpflege. Mit Konditionen, Laufzeit und der Nummer, die man anruft.
• Rechnungen von Bau- und Sanierungsarbeiten, mit den eingeholten Angeboten und vor allem den Garantieunterlagen.
• Bescheinigungen und Prüfungen: Wartungsnachweise der Anlagen, Abnahmebescheinigungen, technische Berichte zum Zustand des Gebäudes, Energieausweis.
• Die Pläne, vor allem die der Leitungen. Zu wissen, wo ein Rohr verläuft, spart bei einem Wasserschaden viel Geld.
• Die Kontaktdaten von Dienstleistern und Handwerkern, auch von dem, der die letzte Reparatur gemacht hat.

Warum sie so oft verschwindet

Wegen zweier Wechsel und einer Gewohnheit.

Der erste Wechsel ist der des Vorsitzenden. Das Amt rotiert, und mit ihm wandert der Ordner von Wohnung zu Wohnung. Bei jedem Umzug bleibt etwas liegen, und wer neu übernimmt, erbt das, was man ihm gibt, nicht das, was einmal da war.

Der zweite ist der des Verwalters. Beim Wechsel des Büros bekommt die Gemeinschaft zurück, was das vorherige abgelegt hatte, und das ist fast nie alles. In selbstverwalteten Gemeinschaften gibt es nicht einmal ein Büro, bei dem man nachfragen könnte.

Die Gewohnheit ist, alles nur auf Papier und nur an einem Ort aufzubewahren. Ein Ordner in einer Wohnung ist ein einziger Schwachpunkt: etwas Feuchtigkeit, ein Umzug oder schlicht die Tatsache, dass diese Person im August nicht erreichbar ist, und die Gemeinschaft steht ohne alles da.

Was passiert, wenn nichts auftaucht

• Arbeiten werden doppelt gemacht, weil niemand mehr weiß, dass dieses Fallrohr vor vier Jahren erneuert wurde.
• Garantien verfallen. Eine Arbeit kann abgedeckt sein und trotzdem ein zweites Mal bezahlt werden, weil weder Rechnung noch Nachweis des Installateurs auffindbar sind.
• Es lässt sich nichts geltend machen. Ohne Vertrag und ohne frühere Meldung steht bei Versicherung oder Wartungsfirma Aussage gegen Aussage.
• Es wird zu viel gezahlt, weil niemand weiß, wofür und seit wann, und manche Verträge sich still weiter verlängern.

Wie man sie ordnet und aktuell hält

• Zusammentragen, was da ist. Beim früheren Vorsitzenden fragen, beim scheidenden Verwalter und bei den ältesten Bewohnern.
• Alles einscannen. Ein lesbares Handyfoto reicht; wichtig ist, dass es eine digitale Kopie gibt und dass sie nicht auf einem einzigen Telefon liegt.
• Nach einfachen Blöcken sortieren: Eigentum und Regeln, Protokolle, Versicherungen, Wartung, Arbeiten und Garantien, Bescheinigungen, Pläne, Kontakte, Finanzen.
• Die Dateien klar benennen, mit dem Jahr beginnen und dann sagen, worum es geht. So ordnet sich alles von selbst und wird beim ersten Versuch gefunden.
• Notieren, was fehlt, und es anfordern. Fehlt die Police, schickt der Versicherer sie per E-Mail; fehlt eine Bescheinigung, hat sie der Techniker, der sie unterschrieben hat.
• Sofort aktualisieren. Jede abgeschlossene Arbeit, jeder unterschriebene Vertrag und jedes beschlossene Protokoll wird gleich abgelegt, nicht irgendwann.
• Einmal im Jahr durchgehen, zum Beispiel vor der ordentlichen Versammlung.

Am Ende nützen die Unterlagen eines Hauses nur, wenn sie auftauchen, wenn man sie braucht. Deshalb sollten sie nicht von einem Ordner und nicht von einer Person abhängen: Sie sollten an einem Ort liegen, zu dem alle Eigentümer Zugang haben, beim Wechsel des Vorsitzenden dort bleiben und dem Nächsten ersparen, wieder bei null anzufangen. Genau das versuchen wir mit Dommiva einfach zu machen, wobei das Entscheidende bleibt, dass die Gemeinschaft alles geordnet hat, wo auch immer.