Stellvertreter, Schriftführer, Verwalter: welches Amt macht was

In kleinen Gemeinschaften macht meist eine Person alles. Zu wissen, was jedes Amt ist, hilft beim Verteilen, wenn es sinnvoll ist.

Beirat (verpflichtend)

Vertritt die Gemeinschaft rechtlich nach innen und außen (unterschreibt, beauftragt, klagt, wenn die Versammlung es ermächtigt). Es ist das einzige unverzichtbare Amt.

Stellvertreter (optional)

Vertritt den Beirat bei Abwesenheit oder Vakanz. In der Praxis sehr zu empfehlen: es ist der "Plan B", der Lücken verhindert, wenn der Beirat verkauft, erkrankt oder zurücktritt.

Schriftführer (verpflichtend … aber zusammenlegbar)

Erstellt die Protokolle, verwahrt die Unterlagen, bescheinigt Rückstände. Standardmäßig übernimmt es der Beirat, wenn niemand anderes bestellt wird — der Regelfall in kleinen Gemeinschaften.

Verwalter (optional)

Führt die Finanzen und die laufende Instandhaltung. Das kann ein externer Profi sein oder jeder Eigentümer — in der Selbstverwaltung übernimmt der Beirat auch diese Funktion.

Die kluge Aufteilung

Wenn zwei Personen bereit sind: Beirat plus faktischer Schriftführer und Kassenwart ist das perfekte Tandem — einer vertritt und entscheidet, der andere führt Zahlen und Unterlagen, und beide kontrollieren einander. Alles wird in derselben ordentlichen Versammlung zur Ämtererneuerung mit einfacher Mehrheit beschlossen.