Eraikinaren dokumentazioa: zer paper gorde eta zergatik

Auzo-erkidego txiki ia guztietan gauza bera gertatzen da: paper garrantzitsuak badaude, baina inork ez daki non. Trastelekuan kutxa bat dago, duela hiru urteko presidentearen etxean karpeta bat eta kudeaketa-bulegoan ahaztutako pendrive bat. Agiri jakin bat behar den egunean, bilaketa hasten da.

Zer eduki behar luke lokalizatuta erkidego batek

Abiapuntua eraikinaren liburua da. Eraikina nola eraiki zen eta nola zaindu behar den jasotzen duen karpeta da: obraren memoria, planoak, materialak, instalazioak eta mantentze-jarraibideak. Eraikin berrietan sustatzaileak ematen du. Zaharretan askotan ez da horrelakorik existitzen, eta dagoena urteotan pilatu dena da.

Horren inguruan, erkidego batek eskura izan beharko lituzke:

• Jabetza horizontalaren eskritura, estatutuak baldin badaude eta barne-araubideko arauak. Zer den bakoitzarena, zer koefiziente dagokion eta zer egin daitekeen eta zer ez esaten duten agiriak dira.
• Batzarren aktak eta akta-liburua. Zer adostu zen eta noiz, horren memoria dira.
• Eraikinaren aseguru-poliza, estaldurekin eta ordainagiriekin, eta emandako parteen historiala.
• Mantentze-kontratuak: igogailua, berogailua, su-itzalgailuak, garajeko atea, garbiketa, lorezaintza. Baldintzekin, iraupenarekin eta deitu beharreko telefonoarekin.
• Obren eta berrikuntzen fakturak, eskatutako aurrekontuekin eta, batez ere, bermeen agiriekin.
• Ziurtagiriak eta ikuskapenak: instalazioen berrikuspenak, buletinak, eraikinaren egoerari buruzko txosten teknikoak, energia-eraginkortasunaren ziurtagiria.
• Planoak, batez ere instalazioenak. Hodi bat nondik doan jakiteak diru asko aurrezten du ihes bat dagoenean.
• Hornitzaileen eta teknikarien harremanetarako datuak, azken konponketa egin zuenarenak barne.

Zergatik galtzen da hain sarri

Bi erreleboengatik eta ohitura batengatik.

Lehen errelebua presidentearena da. Kargua txandakatu egiten da eta, harekin batera, paperezko karpeta etxe batetik bestera doa. Aldaketa bakoitzean zerbait bidean gelditzen da, eta sartzen den bizilagunak ematen diotena jasotzen du, ez zegoen guztia.

Bigarrena administratzailearena da. Bulegoz aldatzean, erkidegoak aurrekoak artxibatuta zuena berreskuratzen du, eta hori ia inoiz ez da dena. Eta beren burua kudeatzen duten erkidegoetan, ez dago ezer erreklamatzeko bulegorik ere.

Ohitura paperean bakarrik eta leku bakarrean gordetzea da. Norbaiten etxeko karpeta huts egiteko puntu bakarra da: hezetasun bat, etxez aldatze bat edo, besterik gabe, pertsona hori abuztuan ez aurkitzea, eta erkidegoa ezer gabe geratzen da.

Zer gertatzen da agertzen ez denean

• Eginda dauden lanak errepikatzen dira, inork ez baitu gogoratzen jaitsiera-hodi hori duela lau urte aldatu zela.
• Bermeak galtzen dira. Obra bat estalita egon daiteke eta berriro ordaindu behar izan, faktura eta instalatzailearen agiria agertzen ez direlako.
• Ezin da erreklamatu. Kontraturik eta aurretiazko parterik gabe, aseguru-etxearekin edo mantentze-enpresarekin izandako elkarrizketa bakoitzaren hitzean gelditzen da.
• Gehiegi ordaintzen da, ez baita jakiten zer ordaintzen ari den ez noiztik, eta badira berez berritzen jarraitzen duten zerbitzuak.

Nola antolatu eta eguneratu

• Dagoena biltzea. Aurreko presidenteari, irteten den administratzaileari eta bizilagun zaharrenei eskatzea: azken horiek beste inork ez dituen gauzak gordetzen dituzte askotan.
• Dena eskaneatzea. Mugikorrarekin ateratako argazki irakurgarri batek balio du; garrantzitsuena kopia digital bat egotea da, eta telefono bakar batean ez bizitzea.
• Bloke sinpleka antolatzea: jabetza eta arauak, aktak, aseguruak, mantentze-lanak, obrak eta bermeak, ziurtagiriak, planoak, kontaktuak, ekonomia.
• Fitxategiei izen argia jartzea, urtearekin hasi eta zer den adieraziz. Horrela dena bere kabuz ordenatzen da eta lehen saiakeran aurkitzen da.
• Zer falta den apuntatzea eta eskatzea. Poliza agertzen ez bada, aseguru-etxeari eskatzen zaio posta batean; ziurtagiri bat agertzen ez bada, sinatu zuen teknikariak dauka.
• Bero-beroan eguneratzea. Amaitutako obra bakoitza, sinatutako kontratu bakoitza eta onartutako akta bakoitza une berean gordetzen dira, ez denbora dagoenean.
• Urtean behin errepasatzea, adibidez ohiko batzarraren aurretik, eta aprobetxatzea urteak begiratu gabe daramaten kontratuak berrikusteko.

Azken batean, eraikin baten dokumentazioak behar denean agertzen bada bakarrik balio du. Horregatik komeni da karpeta baten edo pertsona baten mende ez egotea: bizilagun guztiak sar daitezkeen leku batean egotea, presidentea aldatzen denean hor jarraitzea eta hurrengoak hutsetik hasi behar ez izatea. Hori da, hain zuzen, Dommivan erraza izan dadin saiatzen garena, nahiz eta garrantzitsuena erkidegoak dena ordenatuta edukitzea den, non dagoen gorabehera.