Le procès-verbal : ce qu'il doit contenir pour être valable

Le procès-verbal n'est pas le résumé de l'assemblée : c'est la preuve de ce qui a été décidé. Une décision bien prise mais mal consignée peut finir inapplicable.

Ce qui ne peut pas manquer

• Date, heure et lieu, et s'il s'agit de la première ou de la seconde convocation.
• Qui est présent, en personne et représenté, et les tantièmes que cela totalise. Sans cela, aucune majorité n'est vérifiable.
• L'ordre du jour tel qu'il a été convoqué.
• Les décisions, avec le texte exact de ce qui a été approuvé et le résultat du vote : pour, contre et abstentions, en copropriétaires et en tantièmes.
• Signature du président et du secrétaire.

L'erreur la plus fréquente

Écrire « la réfection du hall est approuvée » et rien de plus. Dans un an, personne ne saura avec quel devis, quelle entreprise ni pour quel montant, et cette décision ne permet d'exécuter quoi que ce soit.

Une décision doit pouvoir se lire seule, sans avoir été dans la salle.

Les votes comptent plus qu'il n'y paraît

Beaucoup de décisions exigent des majorités qualifiées, et certaines affectent différemment ceux qui ont voté contre. Si le procès-verbal ne dit pas qui a voté quoi, la majorité n'est pas justifiable et la décision ne s'applique pas correctement. Le noter prend une minute sur le moment et est irrattrapable ensuite.

Délais et notification

Le procès-verbal doit être clos et adressé aux copropriétaires dans le délai légal, et les décisions ont leur propre délai de contestation. L'envoyer tard n'est pas seulement une mauvaise pratique : cela peut compliquer l'exécution.

Les copropriétaires absents

Ils ont le droit de connaître les décisions et, dans certains cas, de faire valoir leur désaccord dans le délai. D'où l'importance que la notification soit justifiée, et pas seulement effectuée.

Et le registre

Tenu en règle et à jour. C'est l'historique de la copropriété et la première chose que demande tout acquéreur. Le perdre, c'est perdre la mémoire de l'immeuble.