I documenti dell'edificio: che cosa conservare e perché

In quasi tutti i piccoli condomini succede la stessa cosa: le carte importanti esistono, ma nessuno sa dove siano. C'è una scatola in cantina, una cartella a casa di chi presiedeva tre anni fa e una chiavetta USB rimasta nello studio. Il giorno in cui serve un documento preciso, comincia la caccia.

Che cosa dovrebbe avere sottomano un condominio

Il punto di partenza è il libretto dell'edificio, in Spagna il libro del edificio. È la cartella che raccoglie come è stato costruito l'immobile e come va conservato: relazione dei lavori, planimetrie, materiali, impianti e istruzioni di manutenzione. Negli edifici nuovi lo consegna il costruttore. In quelli vecchi spesso non esiste come tale, e quello che c'è è ciò che si è accumulato negli anni.

Intorno a questo, un condominio dovrebbe tenere a portata di mano:

• L'atto di divisione in proprietà orizzontale, lo statuto se c'è e il regolamento interno. Sono i documenti che dicono che cosa è di chi, quale quota spetta a ogni unità e che cosa si può fare e che cosa no.
• I verbali delle assemblee e il registro dei verbali. Sono la memoria di ciò che è stato deciso e quando.
• La polizza assicurativa dell'edificio, con le garanzie e le quietanze, e lo storico dei sinistri denunciati.
• I contratti di manutenzione: ascensore, riscaldamento, estintori, porta del garage, pulizie, giardinaggio. Con condizioni, durata e numero da chiamare.
• Le fatture di lavori e ristrutturazioni, con i preventivi richiesti e soprattutto i documenti di garanzia.
• Certificati e verifiche: controlli degli impianti, dichiarazioni di conformità, relazioni tecniche sullo stato dell'edificio, attestato di prestazione energetica.
• Le planimetrie, soprattutto quelle degli impianti. Sapere dove passa un tubo fa risparmiare parecchio quando c'è una perdita.
• I recapiti di fornitori e tecnici, compreso chi ha fatto l'ultima riparazione.

Perché si perde così spesso

Per due passaggi di consegne e un'abitudine.

Il primo passaggio è quello di chi presiede. La carica ruota e con lei la cartella di carta viaggia da un appartamento all'altro. A ogni trasloco qualcosa resta per strada, e chi subentra eredita quello che gli danno, non quello che c'era.

Il secondo è quello dell'amministratore. Quando si cambia studio, il condominio recupera ciò che il precedente aveva archiviato, che non è quasi mai tutto. E nei condomini che si autogestiscono non c'è nemmeno uno studio a cui chiedere.

L'abitudine è conservare tutto solo su carta e in un solo posto. Una cartella a casa di qualcuno è un unico punto debole: un po' di umidità, un trasloco o semplicemente quella persona irreperibile ad agosto, e il condominio resta senza niente.

Che cosa succede quando non si trova

• Si rifanno lavori già fatti, perché nessuno ricorda che quella colonna di scarico è stata sostituita quattro anni fa.
• Si perdono le garanzie. Un intervento può essere coperto e finire pagato una seconda volta perché non saltano fuori né la fattura né il documento dell'installatore.
• Non si può reclamare. Senza contratto e senza una segnalazione precedente, il confronto con l'assicurazione o con la ditta di manutenzione resta parola contro parola.
• Si paga più del dovuto, perché non si sa che cosa si sta pagando né da quando, e certi servizi continuano a rinnovarsi da soli.

Come organizzarla e tenerla aggiornata

• Raccogliere quello che c'è. Chiederlo a chi ha presieduto prima, all'amministratore uscente e ai condomini più anziani.
• Scansionare tutto. Va bene anche una foto leggibile col telefono; l'importante è che esista una copia digitale e che non viva su un solo dispositivo.
• Ordinare per blocchi semplici: proprietà e regole, verbali, assicurazioni, manutenzioni, lavori e garanzie, certificati, planimetrie, contatti, conti.
• Dare ai file nomi chiari, iniziando dall'anno e poi dicendo di che cosa si tratta. Così tutto si ordina da solo e si trova al primo colpo.
• Annotare che cosa manca e recuperarlo. Se la polizza non si trova, l'assicurazione la rimanda via email; se manca un certificato, ce l'ha il tecnico che l'ha firmato.
• Aggiornare a caldo. Ogni lavoro finito, ogni contratto firmato e ogni verbale approvato si archiviano subito, non quando ci sarà tempo.
• Riguardarla una volta all'anno, per esempio prima dell'assemblea ordinaria.

Alla fine, i documenti di un edificio servono solo se saltano fuori quando servono. Per questo è meglio che non dipendano da una cartella né da una persona: che stiano in un posto in cui possano entrare tutti i condomini, che restino lì quando cambia chi presiede e che il prossimo non debba ricominciare da zero. È proprio quello che cerchiamo di rendere semplice con Dommiva, anche se la cosa importante è che il condominio li abbia in ordine, ovunque li tenga.