De woning verkopen: de schuldverklaring die de voorzitter moet tekenen

Een eigenaar verkoopt en staat opeens haastig voor je: "ik heb de verklaring nodig voor de notaris, het is voor donderdag". Het loont te weten wat dat is voordat dat bericht komt.

Wat het is

Een document waarin de VvE verklaart of de te verkopen woning bij is met de betalingen, of hoeveel er openstaat. Het is verplicht voor de akte: de notaris vraagt erom, en zonder dat gaat de verkoop niet door tenzij de koper er uitdrukkelijk van afziet.

Wie tekent

Het wordt afgegeven door de secretaris met goedkeuring van de voorzitter. In VvE's zonder beheerder, waar één persoon meestal beide rollen heeft, tekent die persoon. Er is geen officieel formulier of stempel nodig: een schriftelijke verklaring met de gegevens van de VvE, de aanduiding van de woning, de schuldpositie en de datum volstaat.

Waarom het zoveel uitmaakt

Omdat de koper aansprakelijk is voor de VvE-schulden van het lopende jaar en de drie voorgaande. Zegt de verklaring "bij" terwijl er wél schuld was, dan kan de ondertekenaar aansprakelijk zijn voor de schade. Het is geen formaliteit: het is een verklaring met gevolgen.

Controleer vóór je tekent

• Gewone bijdragen tot en met de lopende maand.
• Vastgestelde extra bijdragen en de nog openstaande termijnen, ook als ze nog niet zijn geïnd. Dit wordt het vaakst vergeten en geeft achteraf de meeste problemen.
• Elk gevorderd of betwist bedrag, dat vermeld moet worden.

Als de verkoper schuld heeft

Vermeld het precies zoals het is. Dit is geen vrije keuze van de voorzitter en niets om "onderling te regelen": de schuld komt erin te staan en wordt meestal bij de notaris uit de verkoopopbrengst voldaan. Een valse verklaring tekenen als vriendendienst is de slechtst denkbare dienst, want wie tekent draagt het risico.

Het praktische advies

Houd een sjabloon klaar en de inningen bij. Met een ordelijke boekhouding kost deze verklaring tien minuten; met de administratie in een schriftje kost het een halve middag en een aanvaring.