De papieren van de VvE: wat u bewaart, hoelang en hoe

Het archief van een VvE is geen bureaucratie: het is haar juridische en financiële geheugen. En het past in weinig ruimte als u weet wat u bewaart.

Voor altijd

• Het notulenboek (of de boeken) en alle notulen.
• Oprichtingstitel, splitsingsakte en reglement (de "grondwet" van het gebouw).
• Besluiten met blijvende werking (toegestane beglazingen, wijzigingen in de kostenverdeling, geldende huisregels).
• Ontwerpen en certificaten van grote werken (de technische inspectie, de renovatie, de nieuwe lift).

Zes jaar (de algemene handels- en fiscale plicht)

• Facturen en bewijsstukken van inkomsten en uitgaven.
• Bankafschriften en jaarafrekeningen.
• Loonstroken en sociale premies als er personeel was (daar liever tien jaar).

Zolang ze lopen, plus een marge

• Contracten (schoonmaak, lift, verzekering): het lopende en het vorige.
• Polissen en schadeaangiften (tot de verjaring van vorderingen).
• Garanties op werk en apparatuur.

Het hoe telt zwaarder dan het hoelang

Het archief dat werkt, is het toegankelijke: als u voor de notulen van 2021 de oud-voorzitter moet bellen zodat hij in zijn berging gaat zoeken, heeft u geen archief — u heeft archeologie. Het wezenlijke digitaliseren (een leesbare scan volstaat voor vrijwel alles in de dagelijkse praktijk) en het met het bestuur delen, verandert elke vraag van een "missie" in twee klikken. Het originele papier van wat ertoe doet, bovendien, bewaard en vindbaar.