De papieren van het gebouw: wat bewaren en waarom

In bijna elke kleine vereniging van eigenaars is het hetzelfde verhaal: de belangrijke papieren bestaan wel, maar niemand weet waar ze liggen. Een doos in de berging, een map bij de voorzitter van drie jaar geleden en een usb-stick die bij het beheerkantoor is blijven liggen. Op de dag dat een bepaald document nodig is, begint het zoeken.

Wat een vereniging binnen handbereik zou moeten hebben

Het startpunt is het gebouwboek, in Spanje het libro del edificio. Dat is de map waarin staat hoe het pand is gebouwd en hoe het onderhouden moet worden: bouwdossier, tekeningen, materialen, installaties en onderhoudsinstructies. Bij nieuwbouw levert de ontwikkelaar het aan. Bij oudere gebouwen bestaat het vaak niet als zodanig, en is wat er is in de loop der jaren bij elkaar geraapt.

Daaromheen zou een vereniging het volgende bij de hand moeten hebben:

• De splitsingsakte, de statuten als die er zijn en het huishoudelijk reglement. Dat zijn de stukken die zeggen wat van wie is, welk aandeel bij elk appartement hoort en wat wel en niet mag.
• De notulen van de vergaderingen en het notulenboek. Dat is het geheugen van wat wanneer is besloten.
• De opstalverzekering, met de dekkingen en de kwitanties, en het overzicht van gemelde schades.
• De onderhoudscontracten: lift, verwarming, brandblussers, garagedeur, schoonmaak, tuinonderhoud. Met de voorwaarden, de looptijd en het nummer dat je belt.
• De facturen van verbouwingen en werkzaamheden, met de gevraagde offertes en vooral de garantiebewijzen.
• Certificaten en keuringen: controles van de installaties, keuringsbewijzen, technische rapporten over de staat van het gebouw, het energielabel.
• De tekeningen, vooral die van de leidingen. Weten waar een buis loopt scheelt veel geld bij een lekkage.
• De contactgegevens van leveranciers en vaklui, ook van degene die de laatste reparatie deed.

Waarom het zo vaak zoekraakt

Door twee wisselingen en één gewoonte.

De eerste wisseling is die van de voorzitter. De functie rouleert, en de fysieke map reist mee van woning naar woning. Bij elke verhuizing blijft er iets liggen, en wie het overneemt erft wat hij krijgt, niet wat er was.

De tweede is die van de beheerder. Bij een overstap krijgt de vereniging terug wat het vorige kantoor had gearchiveerd, en dat is bijna nooit alles. In verenigingen die het zelf doen, is er niet eens een kantoor om iets aan te vragen.

De gewoonte is om alles alleen op papier te bewaren, en maar op één plek. Een map bij iemand thuis is één zwak punt: een vochtplek, een verhuizing of gewoon die persoon niet kunnen bereiken in augustus, en de vereniging staat met lege handen.

Wat er gebeurt als het niet boven water komt

• Werk wordt dubbel gedaan, omdat niemand zich herinnert dat die regenpijp vier jaar geleden al is vervangen.
• Garanties gaan verloren. Een klus kan gedekt zijn en toch opnieuw betaald worden omdat noch de factuur noch het bewijs van de installateur te vinden is.
• Er valt niets te claimen. Zonder contract en zonder eerdere melding blijft het gesprek met de verzekeraar of het onderhoudsbedrijf het woord van de een tegen dat van de ander.
• Er wordt te veel betaald, omdat niemand weet waarvoor en sinds wanneer, en sommige diensten zichzelf stilletjes blijven verlengen.

Hoe je het ordent en bijhoudt

• Verzamel wat er is. Vraag het aan de vorige voorzitter, aan de vertrekkende beheerder en aan de oudste bewoners.
• Scan alles. Een leesbare foto met de telefoon volstaat; wat telt is dat er een digitale kopie is en dat die niet op één toestel staat.
• Sorteer in eenvoudige blokken: eigendom en regels, notulen, verzekeringen, onderhoud, werkzaamheden en garanties, certificaten, tekeningen, contacten, financiën.
• Geef bestanden een duidelijke naam, te beginnen met het jaar en daarna wat het is. Zo ordent alles zichzelf en vind je het in één keer.
• Noteer wat ontbreekt en vraag het op. Is de polis onvindbaar, dan mailt de verzekeraar een kopie; ontbreekt een certificaat, dan heeft de technicus die het tekende het nog.
• Werk het meteen bij. Elke afgeronde klus, elk getekend contract en elke goedgekeurde notulen gaan er direct in, niet als er tijd is.
• Loop het één keer per jaar door, bijvoorbeeld voor de jaarvergadering.

Uiteindelijk zijn de papieren van een gebouw alleen iets waard als ze opduiken wanneer het nodig is. Daarom kunnen ze beter niet afhangen van één map of één persoon: ze horen op een plek waar alle bewoners bij kunnen, die blijft staan als de voorzitter wisselt en die de volgende bespaart om weer van nul te beginnen. Precies dat proberen we met Dommiva makkelijk te maken, al blijft het belangrijkste dat de vereniging het op orde heeft, waar dan ook.