De notulen van de VvE-vergadering: wat erin moet (met kant-en-klare structuur)

De notulen zijn het belangrijkste document dat een VvE voortbrengt: ze zijn het bewijs van wat is besloten en hoe. En u hoeft geen notaris te zijn om er correcte te schrijven.

Wat erin moet (art. 19 van de wet op de gedeelde eigendom)

1. Datum en plaats van de vergadering.
2. Wie oproept en of het een gewone of buitengewone vergadering is.
3. Aanwezigen: welke eigenaars er zijn (in persoon of bij volmacht) en hun breukdelen.
4. De agenda zoals die is uitgeschreven.
5. De genomen besluiten, met de uitslag van elke stemming (stemmen en breukdelen voor en tegen).
6. Rondvraag, als die er was.
7. Handtekeningen van de voorzitter en de secretaris (in kleine VvE's vaak dezelfde persoon).

Een structuur om over te nemen

• Kop: VvE, adres, datum, tijd, soort vergadering.
• Presentielijst met breukdelen (en het totaal aanwezige breukdeel).
• Eén blok per agendapunt: wat is besproken → waarover is gestemd → uitslag.
• Afsluiting: eindtijd en handtekeningen.

De drie fouten die besluiten ongeldig maken

• Stemmen over zaken die niet op de agenda van de oproeping stonden.
• De breukdelen achter de stemmen niet vastleggen (alleen "meerderheid voor").
• De notulen niet aan afwezigen betekenen (zij hebben recht ze te kennen en, bij bepaalde besluiten, zich binnen 30 dagen aan te sluiten).

En daarna: raak ze niet kwijt

Notulen in een la beschermen niemand. Bewaar ze waar de hele vergadering — en de volgende voorzitter — ze kan vinden: gescand, duidelijk benoemd, bij de rest. Het "zo is dat niet besloten" geneest door de notulen in twee tikken te tonen.