Vergaderen via videobellen: wanneer het geldig is en hoe u het goed doet

Sinds de hervorming van 2022 staat de Spaanse appartementswet uitdrukkelijk vergaderingen via videoconferentie toe — mits ze met verstand worden gehouden.

De wettelijke vereisten

• Dat de aanwezigen daadwerkelijk kunnen deelnemen (elkaar zien en horen en het woord voeren).
• Dat de secretaris de aanwezigen kan identificeren en dat in de notulen vastlegt.
• De oproeping moet het middel (de link) noemen en hoe u verbinding maakt.

Ook hybride vergaderingen (fysiek plus online) zijn geldig, evenals het nemen van besluiten zonder vergadering via schriftelijke stemming van iedereen.

Hoe u het goed doet

1. De link in de oproeping, plus een verbindingstest die enkele dagen van tevoren wordt aangeboden aan de minder digitale bewoners.
2. Bij aanvang neemt de secretaris zichtbaar de presentie op en legt dat vast.
3. Stemmingen hoofdelijk en één voor één ("woning 2B: voor?") — "steek uw hand op" werkt niet op een scherm.
4. De notulen vermelden het gebruikte middel en relevante technische incidenten.

De risico's

Een bewoner die "geen verbinding kreeg" en dat aantoont, kan problemen geven: bied altijd een fysieke variant of een volmacht aan. En neem alleen op als iedereen dat weet (de opname ondersteunt de secretaris; ze vervangt de notulen niet).

Waar het schittert

VvE's met niet-bewonende eigenaren (tweede woningen, erfgenamen, buitenlandse eigenaren): de opkomst stijgt en blinde volmachten dalen.