Leveranciers inhuren: het systeem van de drie offertes

Het geld van de VvE gaat vooral naar leveranciers. Een eenvoudig inkoopsysteem bespaart 15–30% zonder kwaliteitsverlies.

De regel van de drie offertes

Voor elke noemenswaardige uitgave (werken, jaarcontracten, grote reparaties): drie vergelijkbare offertes. Het sleutelwoord is vergelijkbaar:

• Dezelfde schriftelijk vastgelegde omvang (wat er precies is inbegrepen).
• Met btw, termijnen en garantie.
• Verifieerbare referenties (een andere VvE in de buurt is goud waard).

Alarmsignalen

• Degene die het niet op schrift wil zetten.
• Het "we moeten openmaken om te kijken" zonder maximum.
• Grote voorschotten vóór aanvang.
• De verdacht goedkope: bij bouwwerk wordt goedkoop zonder specificatie duur door meerwerk.

De vertrouwenslijst

Elke leverancier die bevalt gaat in de lijst van de VvE: contact, wat hij deed, wanneer en wat het kostte. Dat geheugen is meer waard dan welke zoekmachine ook — en het overleeft wisselingen van voorzitter, precies het moment waarop VvE's hun vaste loodgieter "kwijtraken".

Op de vergadering

Voor doorlopende contracten (schoonmaak, onderhoud) elke twee tot drie jaar een vergelijkende toets, ook als u tevreden bent: dat houdt de prijs eerlijk. Trouw aan een leverancier beloont u met continuïteit, niet met blanco cheques.