A ata: o que tem de conter para ser válida

A ata não é o resumo da assembleia: é a prova do que foi deliberado. Uma deliberação bem tomada mas mal registada pode acabar por ser inaplicável.

O que não pode faltar

• Data, hora e local, e se é primeira ou segunda convocatória.
• Quem está presente, presentes e representados, e as permilagens que somam. Sem isto não se pode verificar nenhuma maioria.
• A ordem de trabalhos tal como foi convocada.
• As deliberações, com o texto exato do aprovado e o resultado da votação: a favor, contra e abstenções, em condóminos e em permilagens.
• Assinatura do presidente e do secretário.

O erro mais frequente

Escrever "aprova-se o arranjo do hall" e mais nada. Daqui a um ano ninguém saberá com que orçamento, com que empresa nem por que valor, e essa deliberação não serve para executar coisa nenhuma.

Uma deliberação tem de poder ler-se sozinha, sem ter estado na sala.

Os votos contam mais do que parece

Muitas deliberações exigem maiorias qualificadas, e algumas afetam de forma diferente quem votou contra. Se a ata não registar quem votou o quê, a maioria não se comprova nem a deliberação se aplica corretamente. Anotá-lo custa um minuto na altura e é irrecuperável depois.

Prazos e comunicação

A ata deve ser encerrada e remetida aos condóminos no prazo legal, e as deliberações têm o seu próprio prazo de impugnação. Enviá-la tarde não é apenas má prática: pode complicar a execução.

Os condóminos que faltaram

Têm direito a conhecer as deliberações e, em certos casos, a manifestar a sua discordância dentro do prazo. Por isso importa tanto que a comunicação fique comprovada, e não apenas feita.

E o livro de atas

Em ordem e em dia. É o histórico do condomínio e a primeira coisa que pede quem compra. Perdê-lo é perder a memória do condomínio.