La documentació de l'edifici: quins papers guardar i per què

A gairebé totes les comunitats petites passa el mateix: els papers importants existeixen, però ningú no sap on són. Hi ha una caixa al traster, una carpeta a casa del president de fa tres anys i un pendrive que es va quedar a la gestoria. El dia que cal un document concret, comença la cerca.

Què hauria de tenir localitzat una comunitat

El punt de partida és el llibre de l'edifici. És la carpeta que recull com es va construir l'immoble i com s'ha de conservar: memòria d'obra, plànols, materials, instal·lacions i instruccions de manteniment. Als edificis nous el lliura la promotora. Als antics moltes vegades no existeix com a tal, i el que hi ha és el que s'ha anat aplegant amb els anys.

Al voltant d'això, una comunitat hauria de tenir a mà:

• L'escriptura de divisió horitzontal, els estatuts si n'hi ha i les normes de règim intern. Són els documents que diuen què és de cadascú, quin coeficient li correspon i què es pot fer i què no.
• Les actes de les juntes i el llibre d'actes. Són la memòria del que es va acordar i quan.
• La pòlissa de l'assegurança de l'edifici, amb les cobertures i els rebuts, i l'històric de comunicats de sinistre.
• Els contractes de manteniment: ascensor, calefacció, extintors, porta del garatge, neteja, jardineria. Amb les condicions, la durada i el telèfon al qual s'ha de trucar.
• Les factures d'obres i reformes, amb els pressupostos que es van demanar i, sobretot, els documents de garantia.
• Certificats i inspeccions: revisions de les instal·lacions, butlletins, informes tècnics sobre l'estat de l'edifici, certificat d'eficiència energètica.
• Els plànols, sobretot els de les instal·lacions. Saber per on passa una canonada estalvia molts diners quan hi ha una fuita.
• Les dades de contacte de proveïdors i tècnics, inclosos els de qui va fer l'última reparació.

Per què es perd tan sovint

Per dos relleus i un costum.

El primer relleu és el del president. El càrrec va rotant i, amb ell, la carpeta física viatja d'un pis a un altre. A cada mudança es queda alguna cosa pel camí, i el veí que entra hereta el que li donen, no el que hi havia.

El segon és el de l'administrador. Quan es canvia de despatx, la comunitat recupera el que l'anterior tenia arxivat, que gairebé mai no és tot. I a les comunitats que s'autogestionen, ni tan sols hi ha un despatx a qui reclamar.

El costum és guardar-ho només en paper i només en un lloc. Una carpeta a casa d'algú és un únic punt de fallada: una humitat, una mudança o simplement no trobar aquella persona a l'agost, i la comunitat es queda sense res.

Què passa quan no apareix

• Es repeteixen feines ja fetes, perquè ningú no recorda que aquell baixant es va canviar fa quatre anys.
• Es perden garanties. Una obra pot estar coberta i acabar pagant-se dues vegades perquè no apareix la factura ni el document de l'instal·lador.
• No es pot reclamar. Sense contracte ni comunicat previ, la conversa amb l'assegurança o amb l'empresa de manteniment es queda en la paraula de cadascú.
• Es paga de més, perquè no se sap què s'està pagant ni des de quan, i hi ha serveis que es van renovant sols.

Com ordenar-la i posar-la al dia

• Aplegar el que hi ha. Demanar-ho al president anterior, a l'administrador sortint i als veïns més antics.
• Escanejar-ho tot. Una foto llegible amb el mòbil ja serveix; l'important és que hi hagi una còpia digital i que no visqui en un sol telèfon.
• Ordenar-ho per blocs senzills: propietat i normes, actes, assegurances, manteniments, obres i garanties, certificats, plànols, contactes, economia.
• Anomenar els arxius de manera clara, començant per l'any i seguint amb què és. Així tot s'ordena sol i es troba a la primera.
• Apuntar què falta i demanar-ho. Si no apareix la pòlissa, la reclama l'asseguradora en un correu; si no apareix un certificat, el té el tècnic que el va signar.
• Actualitzar-ho en calent. Cada obra acabada, cada contracte signat i cada acta aprovada es guarden al moment, no quan hi hagi temps.
• Repassar-ho un cop l'any, per exemple abans de la junta ordinària.

Al capdavall, la documentació d'un edifici només serveix si apareix quan cal. Per això convé que no depengui d'una carpeta ni d'una persona: que sigui en un lloc on puguin entrar tots els veïns, que hi continuï quan canviï el president i que el següent no hagi de començar de zero. És justament el que mirem que sigui fàcil a Dommiva, encara que l'important és que la comunitat ho tingui endreçat, sigui on sigui.