Das Protokoll der Eigentümerversammlung: was hineingehört (mit fertiger Struktur)

Das Protokoll ist das wichtigste Dokument, das eine Gemeinschaft hervorbringt: es ist der Nachweis, was beschlossen wurde und wie. Und man muss kein Notar sein, um ein korrektes zu schreiben.

Was hineingehört (Art. 19 des Wohnungseigentumsgesetzes)

1. Datum und Ort der Versammlung.
2. Wer einlädt und ob sie ordentlich oder außerordentlich ist.
3. Teilnehmer: welche Eigentümer anwesend oder vertreten sind und ihre Anteile.
4. Die Tagesordnung so, wie eingeladen wurde.
5. Die gefassten Beschlüsse, mit dem Ergebnis jeder Abstimmung (Stimmen und Anteile dafür und dagegen).
6. Verschiedenes, sofern es das gab.
7. Unterschriften des Vorsitzes und des Schriftführers (in kleinen Gemeinschaften meist dieselbe Person).

Eine Struktur zum Kopieren

• Kopf: Gemeinschaft, Adresse, Datum, Uhrzeit, Art der Versammlung.
• Teilnehmerliste mit Anteilen (und Summe der anwesenden Anteile).
• Ein Block je Tagesordnungspunkt: was besprochen wurde → worüber abgestimmt wurde → Ergebnis.
• Schluss: Endzeit und Unterschriften.

Die drei Fehler, die Beschlüsse unwirksam machen

• Über Dinge abstimmen, die nicht auf der Tagesordnung der Einladung standen.
• Die Anteile hinter den Stimmen nicht festhalten (nur "Mehrheit dafür").
• Das Protokoll den Abwesenden nicht zustellen (sie haben Anspruch, es zu kennen, und bei bestimmten Beschlüssen, binnen 30 Tagen beizutreten).

Und danach: nicht verlieren

Ein Protokoll in einer Schublade schützt niemanden. Bewahren Sie es dort auf, wo die ganze Versammlung — und der nächste Vorsitz — es findet: eingescannt, klar benannt, bei den übrigen. Das "so wurde das nicht beschlossen" heilt man, indem man das Protokoll in zwei Klicks zeigt.