Fallbeispiel: die Amtsübergabe, die schiefging (und wie man das vermeidet)

Ein Musterfall, der sich jedes Jahr in Tausenden Gemeinschaften wiederholt: neun Jahre Beirat, alles verwaltet "im Kopf und in der Schublade", verkauft die Wohnung und zieht im März weg. Der Neue erbt … nichts.

Die Lücke

• Ein Bankkonto mit der Unterschrift des Vorgängers (zwei Monate, bis überhaupt etwas ging).
• Kein einziges Protokoll aus den letzten vier Jahren ("informelle" Versammlungen).
• Verträge für Reinigung und Aufzug nicht auffindbar (stillschweigend verlängert zu alten Preisen … so glaubte man jedenfalls).
• Wer schuldete Beiträge? "Der Vorgänger wusste es."

Die sechs Monate Wiederaufbau

1. Förmliche Bestellungsversammlung plus Protokoll → Bank.
2. Anschreiben an die bekannten Dienstleister mit der Bitte um Kopien der laufenden Verträge (dabei taucht eine Aufzugsbindung auf, drei Monate vor dem Verkauf verlängert: zwei weitere Jahre zum hohen Preis).
3. Rekonstruktion der Beiträge aus zwölf Monaten Kontobewegungen: 1.900 € Rückstände tauchen auf, die niemand verfolgte.
4. Neues beglaubigtes Beschlussbuch; Versicherung gefunden (unterversichert, wird korrigiert).

Was die Geschichte geändert hätte

Dass die Informationen der Gemeinschaft gehören und nicht dem Beirat: Abrechnungen, Protokolle, Verträge, Beiträge und Historie an einem gemeinsamen Ort, zugänglich für das Gremium, in zehn Minuten übergebbar. Das Wissen des Amtes darf nicht im Gedächtnis einer Person leben, die eines Tages berechtigterweise geht.

Die Regel der guten Übergabe

Wenn Sie morgen wegziehen würden — könnte Ihre Gemeinschaft am Montag weiterfunktionieren? Lautet die Antwort nein, ist nicht der Nachfolger das Problem: es ist das System (beziehungsweise sein Fehlen).