Beschlüsse an Abwesende zustellen: der Schritt, den fast alle überspringen

Die Versammlung ist vorbei, das Protokoll ist unterschrieben … und es fehlt der Schritt, den halb Spanien überspringt: die Zustellung an die Abwesenden.

Warum das zählt

• Die Anfechtungsfristen der Abwesenden beginnen, wenn sie das Protokoll erhalten.
• Bei Beschlüssen mit drei Fünfteln (Pool, Ferienwohnungen, neue Dienste) zählt die Stimme benachrichtigter Abwesender, die binnen 30 Tagen nicht widersprechen, als Zustimmung — ohne wirksame Zustellung existiert diese Zählung nicht.

Wie man wirksam zustellt

An die Anschrift, die jeder Eigentümer benannt hat (oder ersatzweise an seine Wohnung im Haus), und wenn das unmöglich ist, über das schwarze Brett der Gemeinschaft mit datiertem Vermerk (Wirkung nach drei Tagen). E-Mail gilt, wenn der Eigentümer sie als Weg akzeptiert hat — gute Praxis: diese Zustimmung einmal von allen schriftlich einholen.

Das System, das nicht versagt

1. Protokoll binnen Tagen geschlossen und unterschrieben, nicht binnen Monaten.
2. Versand an alle (auch an die Anwesenden: Transparenz) über den akzeptierten Kanal.
3. Erfassung des Versanddatums.
4. Aushang für die unmöglichen Fälle.

Sind die Protokolle zudem dauerhaft für alle zugänglich, hört die Zustellung auf, ein Jahresproblem zu sein: jeder kann jeden Beschluss nachschlagen, wann er will.