Die Unterlagen der Gemeinschaft: was aufbewahren, wie lange und wie

Das Archiv einer Gemeinschaft ist keine Bürokratie: es ist ihr rechtliches und wirtschaftliches Gedächtnis. Und es passt auf wenig Raum, wenn man weiß, was hineingehört.

Für immer

• Das Beschlussbuch (oder die Bücher) und sämtliche Protokolle.
• Gründungsurkunde, Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung (die "Verfassung" des Hauses).
• Beschlüsse mit dauerhafter Wirkung (genehmigte Verglasungen, Änderungen der Kostenverteilung, geltende Hausordnung).
• Planungen und Bescheinigungen größerer Maßnahmen (technische Prüfung, Sanierung, neuer Aufzug).

Sechs Jahre (allgemeine handels- und steuerrechtliche Pflicht)

• Rechnungen und Belege zu Einnahmen und Ausgaben.
• Kontoauszüge und Jahresabrechnungen.
• Lohnabrechnungen und Sozialabgaben, falls es Angestellte gab (dort besser zehn Jahre).

Solange sie leben, plus ein Puffer

• Verträge (Reinigung, Aufzug, Versicherung): der laufende und der vorherige.
• Policen und Schadensmeldungen (bis zur Verjährung der Ansprüche).
• Gewährleistungen für Arbeiten und Geräte.

Das Wie zählt mehr als das Wie lange

Das Archiv, das funktioniert, ist das zugängliche: wenn man für das Protokoll von 2021 den früheren Beirat anrufen muss, damit er in seinem Kellerabteil kramt, hat man kein Archiv — man hat Archäologie. Das Wesentliche zu digitalisieren (ein lesbarer Scan genügt für fast alles im Alltag) und es mit dem Gremium zu teilen, macht aus jeder Nachfrage statt einer "Mission" zwei Klicks. Das Originalpapier des Wichtigen bleibt zusätzlich verwahrt und auffindbar.